사례, 도구를 만나다: TAIRS & DDD 미팅 카드

"오늘도 회의(會議)를 하다가 회의(懷疑)에 빠지고 말았다."

하루에도 몇 번씩 진행되는 회의... 생산적인 회의는 과연 그 중에 몇 번이나 될까. 『삼성처럼 회의하라』에서는, "잘 되는 회사나 안 되는 회사나 회의는 많다. 그러나 회의 문화의 차이가 잘 되는 회사와 안 되는 회사를 만든다" 고 말하며, 회의를 잘 하는 것이 중요하다고 강조한다.
 

"참석자들이 프레임(frame)을 가지고 회의에 참석하는가"

회의가 잘 되려면, 무엇이 해결되어야 하는 것인가. 회의의 진행자가 얼마나 부드럽게 대화를 이끄는지가 성공 요인 중 하나가 될 것이다. 점심 식사를 하기 직전, 직후처럼 회의를 하는 시간대도 중요한 요소이다. 회의의 분위기를 부드럽게 하는 다과도 회의의 성패에 한 몫을 할 것이다. 하지만 우리에게 가장 필요한 것은 회의의 '프레임(frame)'이다. 회의의 참석자들이 회의에서 어떤 것들이 논의되고, 어떤 질문에 대한 결론이 나야 하는지 프레임을 가지고 참석하는 것이 가장 중요하다.

'양식'은 참석자들이 프레임을 가지고 회의에 참석하게 하는 데 큰 도움이 된다. 회의의 양식은 크게 회의 전에 제공하는 'TAIRS'와 회의 후에 공유하는 'DDD' 양식으로 나눌 수 있다.
 

회의 전에는 'TAIRS'

먼저, TAIRS는 Title(회의의 제목), Agenda & Issue(의사결정할 주제와 주제별 과제), Role(회의에서의 주요역할), Support(회의 지원 역할)의 약자이다. 각각에 해당하는 것들을 회의 몇 일 전부터 미리 세팅하고, 참석자들에게 공유하면 참석자들이 회의에서 얻고자 하는 것에 초점을 맞추어 자신의 역할에 집중하게 된다.

회의 전 공유를 위해 TAIRS를 작성하다 보면, 사실은 회의 전에 많은 부분이 정리가 된다. 최근 남북, 북미 정상회담 소식이 화제이다. 정상회담에서 중대한 결정들이 이루어지고 있는 것처럼 보이지만, 사실은 ㅇㅇ정상회담 전에 대부분이 결정되는 것이다. 정상회담에서는 두 국가의 정상이 만나 진행된 의사결정을 확인하는 것처럼, 사내의 회의도 마찬가지다.
 

회의 후엔 'DDD 미팅 카드'

TAIRS를 가지고 '즐거운' 회의를 하는 동안, 한 쪽에서는 열심히 키보드를 두드리는 소리가 난다. 'DDD 미팅 카드'를 작성하고 있기 때문이다. 삼성의 회의 원칙 세번째는 '회의 기록은 한 장으로 정리'하는 것이다. 회의가 말로만 끝나면 무엇을 이야기했는지, 결론이 무엇인지, 어떻게 실행해야 하는지를 제대로 모를 때가 있다. 알고도 모른 척하기도 한다. 회의에 참석하지 못한 상태로 구두로 회의 내용을 전달 받는 사람은 완전한 내용을 전달 받을 수가 없다.

'DDD'는 Decide(결정사항), To do(할 일), Discuss(토의한 주제)의 약자이다. 회의 후에 정리한 'DDD 미팅 카드'를 참석자들과 관련자들에게 공유해 주면, 회의 내용이 모두에게 동일한 한 페이지로 전달되기 때문에, 추후에 누락이나 왜곡이 발생할 가능성이 적어진다.

회의가 '의미있는' 시간으로 바뀌어가면, 회의 시간 대비 회의 산출물의 품질이 높아질 것이고, 조직의 구성원들은 그만큼 실행에 집중할 시간을 벌게 된다. 'TAIRS'와 'DDD 미팅 카드'로 새로운 회의 스타일을 입어 보자.