모두에게 동일한 하루 24시간
효율적인 시간 사용, 업무의 긴급도와 중요도에 따른 구분이 먼저
일정을 한 눈에 정리하길 원한다면 아이젠하워 매트릭스

모두에게 동일한 하루 24시간

1973년에 개봉된 영화 빠삐용은 누명을 쓰고 감옥에 들어간 빠삐용(스티브 매퀸역)이 감옥을 탈출하는 스토리를 그리고 있다. 빠삐용은 자유를 위해 몇 번이고 탈옥하고, 잡히고를 반복한다. 어느 날 빠삐용은 사막 한 가운데서 재판관에게 재판을 받는 꿈을 꾼다. 빠삐용은 “나는 무죄”라고 이야기하지만, 재판장은 유죄를 선고한다. 판결에 승복할 수 없던 빠삐용은 “나의 죄명은 무엇이냐”고 묻고 재판장은 대답한다.

“인생을 허비한 죄의 대가는 죽음이다.”

이 대사는 우리에게 깊은 울림을 준다. 모든 사람에겐 매일 24시간이라는 동일한 자원이 주어진다. 시간이라는 자원을 어떻게 사용하는가에 따라 자신의 가치와 생산성이 달라지기 때문에 시간을 그저 흘려보내는 것은 어리석은 일이다.

“K씨, 오늘까지 보고서 제출 부탁합니다.”

“K씨, 내일 있을 미팅 자료 준비해주세요.”

“K씨, 지난 분기 보고서 좀 찾아주실래요?”

회사에 입사한지 1년이 되어 가는 K씨는 하루 하루 밀려들어오는 업무에 정신없는 일상을 보내고 있다. K씨는 해야 할 업무를 관리하기 위해 다이어리를 구입해 열심히 기록했다. 그런데 당일 해야 할 업무를 기록해도 시간이 잘 관리되고 있기보다는 시간에 끌려 다니는 느낌을 받을 때가 많았다. 프로젝트 마감 기한이 다가오면 기한을 어길까 초조한 마음이 들었다. 지난번에도 마감 기한을 지키지 못해서 쓴 소리를 들었기 때문이다. 같이 입사했던 H씨는 비슷한 양의 업무를 맡은 것 같아 보이는데 늘 마감 기한을 잘 지키는 모습에 그 비결이 궁금해졌다.

매일 같은 24시간이 주어지는데 K씨와 H씨와 다른 점이 무엇일까?

효율적인 시간 사용, 업무의 긴급도와 중요도에 따른 구분이 먼저

드와이트 D. 아이젠하워는 1953년 제34대 미국 대통령으로 취임했다. 2차 대전이 끝나면서 소련이 공산주의를 확산시키고자 했으며, 미국 내부에선 인종차별로 인해 흑백갈등이 심화되었다. 참전군인들이 돌아오게 되어 상이군인들을 지원해야 했고 전시경제도 연착륙시켜야 했다. 국내외의 무수한 갈등을 처리해야 하는데, 중요하지 않은 문제가 없었다. 아이젠하워는 대통령으로 중요한 모든 문제를 해결해야 할 책임이 있었다. 제한된 시간 안에 모든 일을 다루기 위해선 주어진 시간을 효율적으로 사용해야 했다. 그래서 아이젠하워는 ‘긴급도’와 ‘중요도’ 두 가지 기준을 갖고 업무를 분류했다. 분류 작업은 우선순위를 명확하게 만들어 시간을 낭비하는 것을 막을 수 있었다.

일정을 한 눈에 정리하길 원한다면 아이젠하워 매트릭스

아이젠하워가 사용한 매트릭스는 ‘긴급도’와 ‘중요도’에 따라서 총 4개의 영역으로 구분할 수 있다.

1) 긴급도와 중요도가 높은 긴급하고 중요한 일

2) 급하지 않지만 중요한 일

3) 중요하지 않은 일

4) 급하지도 중요하지도 않은 일

4개 영역으로 모든 업무가 매트릭스 안에 구분된다. 언급한 영역의 순서대로 우선순위를 세운다면 마감기한을 지켜 어떤 일을 가장 먼저 해야 하는지 알 수 있게 된다. 매트릭스로 구분한 일정은 한 눈에 확인할 수 있으며, 팀 업무 처리에도 활용될 수 있다.

효율적인 시간관리 방법을 일 잘하는 사람의 12가지 습관으로 선정한 언더백(U-100) 기업 전문 경영 컨설팅 가인지컨설팅그룹은 효율적인 시간관리 방법을 효과적으로 구축할 수 있도록 돕는 패키지를 소개했다. 20년간 컨설팅한 1,300개 기업 경험을 바탕으로 제작된 패키지에는 각 노하우별 교육 영상, 경영 도구 양식인 일잘카드와 적용 사례를 담은 안내서가 포함되어 있다.

일잘하는 사람들의 12가지 습관 중 효율적인 시간관리 방법의 강의를 진행한 정우현 센터장은 "아이젠하워 매트릭스를 사용한다면, 우선순위에 따라 일하게 되어 제한된 시간 내에 성과를 낼 수 있다"고 전했다.