업무 지식리스트는 '15분 동안 알려줄 수 있는 것'
주도성있는 학습 유도하려면? '사전과제' 부여...?3가지 질문 준비해?교육 주도
알려주지 않으면 신입사원은 알 수 없어...행정적인 사항도 전수 필요?
개그맨 양세형은 노래방 흥을 띄우는 '노래 부를 때 인싸되는 법'이 있다. SBS 예능 프로그램 집사부 일체는 개그콘서트를 기획한 개그맨 전유성을 사부로 초청했다. 전유성은 출연자들에게 각자가 가진 재능을 가지고 '나만의 자격증'을 만들어 보자는 제안을 했다.
'밸런스 자격증' '가상 먹방 ASMR 자격증' 등 각자가 가지고 있던 재능을 자격증으로 정리했다. 개그맨 양세형은 tvN 프로그램 코미디빅리그에서 빠른 비트에 애드리브를 넣으며 흥을 돋우는 웨이터 역할을 코너로 진행했다. 이때 사용된 애드리브의 앞 글자를 종합해 '노래 부를 때 인싸되는 법'이라고 정리했다. 이를 '노래방 추임새 자격증'이라며 양세형의 지식을 다른 이에게 전수했다.
업무 지식리스트는 '15분 동안 알려줄 수 있는 것'
사회 초년생이 회사에 처음 입사했을 때 가장 당황하는 순간은 해보지 않은 일을 맡았을 때다. 간단한 업무라도 누군가에게 배워야 하고, 배우기 위해서는 누구를 찾아가야 하는지 정보가 필요하다. 입사한 직원 혹은 인수인계를 받아야 한다면 배워야 할 지식을 '업무 지식리스트'로 정리하면 된다.
업무 지식리스트는 전 직원을 대상으로 '나에게 15분이 주어진다면 신입사원에게 무엇을 알려줄 수 있는지' 관점에서 작성된다. 지식의 제목, 학습 내용, 전수자, 소요시간 항목으로 지식을 정리한다. 정리된 지식을 리스트화해 두면 '어떤 지식을 누구에게서 배울 수 있구나'를 알 수 있게 된다. 양세형은 노래방에서 분위기 띄우는 법을 '노래 부를 때 인싸되는 법'으로 정리했기에, 이 지식은 양세형에게 배우면 된다.
신입사원, 주도성있게 지식 습득하는 방법 터득해
지식 전수 일정은 회사에서 정해주지 않는다. 업무 지식리스트를 받은 신입사원은 주도적으로 지식 전수자에게 연락해 일정과 장소를 정해 만난다. 상사의 '나중에 가르쳐 줄께요.'를 선점해 신입사원이 주도성 있게 찾아가 필요한 지식을 전수받는다. 신입사원이 입사하면 상사는 가르쳤던 내용을 신입사원이 들어올 때마다 알려주어야 하는 번거로움이 있다. 갖춰가야 할 지식은 많고 시간은 한정적이다.
조직은 빠르게 지식을 공유해야 하고, 직원도 빠르게 그 지식을 흡수해야 한다. 리스트를 통해 시스템화된 방법으로 지식을 받아들이면 전달받는 사람도, 전달하는 사람도 효율적으로 지식을 공유할 수 있다.
전 직원이 가진 지식을 리스트화해 사내 인트라넷에 공유한다. 거창한 시스템이 없어도 가능하다. 네이버(Naver), 다음(Daum) 같은 포털에서 제공하는 카페를 활용할 수 있다. 공유된 지식들은 기업 자체 '검색엔진'이 된다. 필요한 지식이 있을 때, 키워드만 입력해 필요한 지식이 누구에게 있는지, 어떤 지식을 전수받을 수 있을지 확인할 수 있다.
주도성있는 학습 유도하려면? '사전과제' 부여... 3가지 질문 준비해 교육 주도
업무 지식리스트 강의를 진행한 이명철 본부장은 "지식전수를 할 때 사전과제를 주면 좋다. 질문도 준비하라고 과제로 주면 좋다."며 지식전수 프로세스를 설명했다. ① 신입사원은 입사 첫날 업무 지식리스트를 통해 어떤 지식이 필요한지 확인한다. ② 전수자와 소통해 미팅 시간을 정하면 전수자는 지식뱅크에 공유된 학습자료를 사전과제와 함께 전달한다. 이는 배우는 사람이 사전학습을 통해 학습 주도성을 높이기 위함이다. ③ 신입사원은 학습을 통해 질문 3가지를 준비해 전수자와 미팅을 진행한다. 미팅 후 신입사원은 배운 내용을 정리해 지식뱅크에 공유하면, 지식이 바르게 전수되었는지 확인하는 효과를 가져올 수 있다.
알려주지 않으면 신입사원은 알 수 없어... 행정적인 사항도 전수 필요
영업부서는 거래처 미팅을 준비하는 방법, 디자인 부서는 외장 드라이브에 결과물을 공유하는 원칙 등은 부서별 습득해야 되는 기본적인 업무 내용이다. 또한 부서에 상관없이 지출결의서 작성법, 택배 이용내역 올리는 방법, 커뮤니케이션 소통 원칙 등 행정적인 사항도 지식이다. 자연스럽게 알게 되는 것들도 쌓이면 지식이 된다. 조직문화가 처음인 신입사원에게는 이러한 내용들의 전수가 필요하다.
신입사원에게는 연차를 어떻게 올리는지 조자 궁금할 정도로 조직문화와 원칙이 낯설다. 당연해 보이고, 사소해 보이는 지식일지라도 정리해서 구분한다면 그 자체만으로 새로 입사한 직원에게 배움의 도구가 된다.