‘직원이 입사한 지 3개월이 지났는데도 여전히 우리 회사의 주력 상품 5개도 무엇인지 몰라요.’, ‘입사 후 반년이 지났는데도 거래처와 소통할 때 기본적인 것조차 몰라서 방황해요’

기존 직원들은 업무가 바빠서 새로 입사한 직원을 가르치지 못한다. 새로 들어온 직원들도 괜히 눈치 보다가 질문하지 못하고 조용히 넘어간다. 이런 일이 조직에서 빈번하게 일어난다.

'지식 리스트'를 만들어 활용하면 이런 상황을 방지할 수 있다.

지식 리스트란, 기업의 구성원이라면 반드시 알아야 할 지식, 일하는 방식이나 원칙이다. 조직에 새로운 직원이 합류한 경우 수습 기간 혹은 1년간 배우고 익혀야 할 것들이다.

을지로에 위치한 B 유통 기업은 지식 리스트를 정리했다. 입사자의 입사 첫 날, 담당자가 지식 리스트를 주며 다음과 같이 말했다.

“이것은 회사에서 꼭 알아야 할 지식 리스트입니다. 저희는 기술 영업이기 때문에 우리 회사의 상품과 특징, 거래처의 특징을 잘 알아둬야 얼른 적응하고 일하기가 편할 겁니다”

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지식 리스트를 활용하면 조직의 핵심 지식들을 직원들에게 잘 전수할 수 있다.

또 신규 입사자의 온보딩을 효과적으로 도울 수 있다. 신규 입사자가 조직에 잘 정착하고 자신의 역량을 잘 발휘할 수 있게 한다.

예시와 함께 알아보자! 지식 리스트 만드는 법

먼저 상단 왼쪽에 기업명을 작성한다. '고객사랑'은 '(주)고객사랑의 멤버는 반드시 알아야 할 지식 리스트’라고 적었다.

우측에는 이 지식을 알아야 하는 부서・팀을 작성한다. 만약 모든 조직원들이 공통적으로 알아야 하는 지식이라면 ‘공통’이라고 쓴다.

'고객사랑'은 아래와 같이 모든 조직원들이 알아야 하는 지식 리스트를 작성했다.

'고객사랑'의 첫 번째 지식 리스트는 정우연 대표에게 ‘기업의 핵심 가치와 사명, 비전, 2022 사업 목표 이해’를 전수받는 시간이다.

다음으로는 근태 규칙, 연차 사용 방법, 결제 서류 작성법, 내선 전화 및 업무 툴 사용법, 공유 폴더 문서 관리 법 등 ‘고객사랑’에서 정한 원칙들을 익히는 내용이 있다.

'고객사랑'은 AAR 피드백 방법론을 활용해서 목표를 관리하는 조직이다. 지식 리스트에 AAR을 활용하여 어떻게 목표 관리를 하는지, 주간・월간 피드백 미팅 때 어떻게 공유하는지 배우는 시간을 추가했다.

부서 단위 지식 리스트도 효과적이다.

팀별로 혹은 팀 리더가 우리 부서는 어떤 내용을 꼭 알아야 하는지 정리해보자. 예를 들어, 마케팅 팀의 지식 리스트에는 마케팅 툴 사용법이, 상품이나 품질팀 지식 리스트에는 재고 관리 방법이 있을 것이다. 

'고객사랑' 영업팀의 지식 리스트 내용으로는 CRM 사용 방법, 거래처와 소통 잘하는 법, 발주서와 견적서 작성하는 법, 판매 상품의 특징, 거래처 확보를 위한 신규 거래처 개척 방법, 재고관리 영역에서 어떻게 소통해야 누락・중복이 없는지, 고객의 피드백을 어떻게 상품이나 품질팀에 전달해야 하는지 등이 있다.

지식 리스트 내용을 정하고 나면 각 지식을 가장 잘 전수할 수 있는 사람을 우측 '전수자' 란에 작성한다.

입사자가 '주도적'으로 찾아가는 지식 전수 미팅... 태도・가치관도 전수 돼

신규 입사자는 이 지식 리스트를 보고 지식 전수자와 미팅 일정을 정해 지식 전수를 받는다. '누군가 알려 주겠지' 기다리지 않고 주도적으로 전수자를 먼저 찾아가는 것이다.

지식 전수가 완료되면 신규 입사자는 지식 리스트 가장 우측에 전수자의 서명을 받는다. 서명란을 다 채워가는 재미 요소가 있다.

'지식 전수 미팅'은 단순한 지식 전수로 끝나지 않는다.

지식을 전수받는 사람은 주도성을 갖고 일하게 된다. 지식 전수자는 지식 전수 미팅을 준비하는 과정에서 지식을 완전히 자신의 것으로 정리・소화하게 된다.

지식 전수 미팅을 통해 전수자의 지식 외에도 그가 가진 태도・가치관이 새로운 멤버들에게 전달되기도 한다.

지식 리스트에 대한 자세한 설명과 양식은 (https://bit.ly/3xiIoH4) 에서 확인 가능하다.