각 산업과 문화에 맞는 오피스 공간을 구성하는 일
애자일 조직문화, 오피스 공간에서도 실현해보자
직원과 업무 진행의 필요에 민감하게 반응하자
김경민의 경영벙커, 매일 아침 8시 15분

매일 아침 8시 15분에 20분간 가인지 TV에서 ‘김경민의 경영벙커’를 통해 경영자에게 꼭 필요한 한 가지 메세지를 주제로 영상이 올라오고 있다.

이번 주 메세지 중 ‘책상 칸막이를 쳐야 합니까? 빼야합니까?’를 주제로 업무 특성과 조직문화에 맞는 사무실 환경을 세팅하는 법이 다루어졌다.

최근 오피스 공간은 원격 근무환경과 개방적인 근무환경을 선호하는 트렌드를 갖고 있다. 또 요즘은 하이브리드 사무실을 만들라는 이야기도 들린다.

하지만, 개방성과 원격성이 중시되는 환경 속 이 것이 모든 기업에 맞는 방식이 될 수 있을지 의문이 생긴다. 

기업의 산업 특성과 문화를 고려하는 것이 매우 중요하다. 

먼저, 원격성과 개방성이 강조되는 기업의 경우를 보자. 이에 대한 기업 사례로는 CITI은행이 있다. 현재 국내에서는 모두 철수한 기업이긴 하지만, CITI은행은 국내 금융권 최초로 상시재택근무 도입을 계획하고 있고 한국 CITI은행 영업점 제외 코로나19 출근하는 비중은 1/3이 감소했다.

이런 재택근무로 인한 우려했떤 보안 문제는 다행히 발생하지 않았고 오히려 코로나로 인해 노하우가 쌓여가는 중이다. 이러한 점에서 원격성이 강조된다.

그리고 2020년 스마트 오피스를 구축하면서 모든 공간을 개방하고 부서 간 칸막이를 낮춰 ‘애자일’ 조직을 운영하고 있다는 점에서 개방성을 갖는다. 

*애자일 조직: ‘민첩한’, ‘기민한’ 조직이라는 뜻으로 부서간의 경계를 허물고 필요에 맞게 소규모 팀을 구성해 업무를 구성하는 조직문화이다.

전반적으로 원격성과 개방성이 안정화되기 위해서는 ‘디지털 인프라’가 반드시 구축되어야 한다. 디지털 상에서 커뮤니케이션과 업무가 진행될 수 있도록 만들어주고, 이를 기반으로 원격성과 개방성이 이어진 것이다.  

다음, 원격성과 독립성이 강조되는 기업의 경우가 있다. 원격성과 개방성으로 너무 멀리서 일을 하게 되고 서로 노출된 상태에서 일을 하다보면 집중이 잘 안될 수 있다. 공간을 별도로 부여하는 것이 중요한 사람들은 별도로 부여하고 시간을 정해놓고 만나는 쪽으로 변화될 필요가 있다.

이에 대한 기업 사례로는 마이크로소프트사를 사례로 들 수 있다. 이들은 원한다면 영구적으로 재택근무가 가능하다.

그리고 ‘하이브리드 직장’ 모델을 도입하며 오피스 공간에도 그렇고 내 집에서도 오피스 환경을 꾸밀 수 있도록 회사가 지원해준다.

다음과 같은 특징들에서는 원격성이 강조된다. 더불어 이들은 완전한 개방형일 때, 시끄럽고 혼란스러워 집중 안된다는 불만과 개인형 공간이 강조된 사무실이 크게 증가했다. 이로 인해 직원들의 업무 생산성이 높아졌다. 이를 통해서는 기업의 독립성을 볼 수 있다.

세번째, 공간성과 독립성 특징이 드러나는 기업들이다. 대표적 기업으로는 쿠팡, 마켓컬리가 있다. 이들은 분명 디지털 기반으로 일하고 있긴 하지만 유통중심, 상품중심이라는 점이 훨씬 더 중요하다.

자기 혼자 온라인에서 하는 것이 아니라 직접 화장지 뜯어서 찢어보고 물건 사용해보고 후기 나눠보고 체험을 해봐야하는 조직인 것이다.

그렇다보니 모여서 일하는 것이 중요하다. 토론해야한다. 하지만 또 독립성도 중요하다. 집단지성의 테스트 공간, 물류 공간이 필요하다. 그리고 각자에게 주어진 장소에서 업무를 하는 구조이기에 모듈별 독립성이 중요하다.

마지막으로 공간성과 개방성이 강조되는 기업의 경우를 보자. 김경민 CEO가 언더백 기업들에게 전하고자 하는 포인트가 있었다. 

바로 앞서 설명한 글로벌기업 또는 대기업들처럼 언더백 기업에는 디지털 인프라가 선행적으로 깔려있기 엉렵다. 부득불 모여서 하는 것이 더 효율적이다.

그리고 직원들 성과가 좋지 않더라도 함께 키우면서 가야한다. 단, 모여서 일하는 공간이 어떠해야하는지에 포인트를 잡고 적용해가면 좋을 것이라고 전했다. 다음의 유니콘 기업이 참고하기 좋은 사례가 될 것이다. 

*유니콘 기업: 기업 가치가 10달러 이상(=1조원)이고 창업한지 10년 이하인 비상장 스타트기업을 말한다.

공간성과 개방성의 특징이 드러나는 기업의 좋은 사례로는 우아한 형제들의 배달의 민족이 있다. 이 회사에 들어가면 회사의 조직 문화, 방향성, 가치들이 곳곳에 다 드러난다.

Internal Branding이라고 해서 공간안에 우리가 말하고 싶은 핵심가치, 핵심습관, 일하는 방식, 상품, 중요하게 생각하는 것들이 공간에 보이고, 손으로 만져지고, 코로 느껴지고, 귀로 들리게끔 구현해놓은 것이다.

그리고 타운 홀, 계단처럼 생긴 공간을 설치해 우연한 만남을 통해 아이디어들이 자연스럽게 형성될 수 있도록 조성해두었다. 이러한 환경 속에서 애자일 문화와 공간 속에서의 소통이 형성된다.

또한 비선형적 근무와 하이브리드, 결과중심문화를 통해서는 개방성이 드러남을 알 수 있다. 

한 사례를 더 살펴보면, 당근마켓은 coworking 센터에 스타트업의 헝그리 정신이 유지되고 있음을 볼 수 있다.

칠판을 하나 가져다두고 고개들면 아이디어를 칠판에 누군가 적고 지우는 등 자유로운 분위기가 형성되어 있다.

이 정신이 사라지면 기업은 금장 진부화되고 관료화되어버린다. 공간에 있어서 경영자, 임원들이 벌써 나만의 공간이 필요하고 내 책상이 신입사원의 책상보다 넓어졌으면 좋겠고 나의 공간이 더 쾌적했으면 좋겠고 나의 공간이 나의 권위를 상징하고 누군가가 들어왔을 때 번듯한 이만한 공간에서 일하고 있다는 것을 자랑하고 싶은 순간! 그 순간이 진부화되고 관료화되는 순간이다.

아주 급속하게 조직문화가 쇠퇴한다. 고객중심에서 나중심이 되어버리고 철저하게 고객중심으로 움직여야 하는데 직원들은 기업 상사만 바라보는 상태가 되어버린다. 고객중심 업무 문화를 공간성이라는 특징 안에서 어떻게 풀어갈 수 있을지에 대한 중요한 인사이트다.

이와 같이 산업이 갖고 있는 특성을 잘 살펴보며 오피스 공간을 구성할 필요가 있다. 

마무리하면서 강조해준 포인트는 다음과 같다. 

1. 오피스 공간 구성을 직무 생산성과 EVP관점에서 보라!

최근 한 연구에 의하면 Location과 Space개념을 모두 포함한 ‘공간’이 어디인지, 얼마나 매력적인지가 직원 연봉의 1000만원 정도의 가치를 한다고 한다. 무시할 수 없는 중요한 영역임과 통시에 지혜롭게 투자할 필요가 있는 영역이다.

*EVP(Employee Value Proposition): 직원의 가치제안, 조직이 구성원에게 그들의 직무와 관련된 기대를 얼마나 충족시켜줄 수 있는지 설명하는 것으로 구성원들이 조직에서 일하면서 경험하고 부여받게 되는 모든 것을 의미한다.

2. 산업 특성과 조직문화 특성을 고려하라.

위에서 살펴보았듯 공간성, 원격성, 개방성, 독립성 뭐가 더 중요한 산업인지 잘 볼 필요가 있다. 

조직문화의 특성을 잘 살펴보는 것도 중요하다. 

3. ‘번듯한 직장’이라는 단어를 한번 더 생각하라.

직원들의 일하는 사무 공간을 좀 더 따뜻하게 해주고, 뭐가 망가지면 얼른 고쳐주고, 불빛이 안나오면 얼른 바꿔주자. 일하는 환경과 도구가 잘 갖춰지면 출근할 때 자부심이 배가 된다. 직원들의 근무하는 공간에 대한 최소한의 투자가 아닌 ‘번듯한’이라는 단어에 담긴 심리적인 요소를 고려하여 근무환경을 만들어가자. 

이것들은 또한 일하는 방식의 DT화와 관련이 있다. 최근 노션도 많이들 사용하고 있다. 대부분 카톡으로 업무톡을 하다가 옮겨가는 추세다. PC 중심의 ERP 메신저가 모바일 중심의 메신저로 옮겨감과 동시에 발전을 하고 있다. 

이와 같이 지혜로운 업무 공간 배치를 통해 비즈니스 현장 속에서 사랑이 흘러가길 바란다.