효율적인 프로젝트 관리 및 업무처리, 협업툴로 정복하자
비IT전공자들도 쉽게 사용할 수 있는 기능들…팀 내 커뮤니케이션 활성화
제조업 사무실과 공장 현장의 원활한 의사소통을 돕는다

팬데믹으로 재택근무 및 디지털전환(DT)이 증가하면서 효율적인 프로젝트 관리 및 업무 처리를 위해서 협업툴 사용이 중요해졌다. 그리고 팬데믹이 종료된다 하더라도 효율성을 보았을 때 협업툴의 사용도는 계속해서 증가할 것이다.

정부에서 중소기업과 스타트업의 협업툴 도입을 위한 지원 사업을 추친하고 있어서 앞으로 더 많은 기업이 도입할 것으로 예상한다.

이에 발 맞추어 비 IT전공자들도 손쉽게 쓸 수 있는 협업툴이 다양하게 등장했다. 기능을 익히기까지 진입장벽이 높지 않고 대중적으로 사랑을 받고 있는 협업툴은 어떤 것들이 있는지 소개한다.

노션

스타트업 노선에서 많은 인정을 받고 있는 협업툴이다. 

내재된 기능으로는 업무 흐름이 끊어지지 않게 해주는 리액션 기능, 일정 관리에 용이한 간트차트, 진행중인 프로젝트를 한 눈에 보여주는 칸반보드 등이 있다.

그리고 문서 내 댓글 커뮤니케이션, 단순한 드로그앤드롭 등 인터페이스가 깔끔하다. 

다소 불편한 점은 메신저 기능이 없어 보통 슬랙과 함께 사용한다는 것이다.

콜라비

국내에서 개발된 협업툴로 노션과 비슷한 기능들을 갖고 있다. 칸반보드, 간트차트를 통해 진행중인 업무를 시각적으로 확인 가능하다.

동일하게 드래그앤드롭을 통해 편집이 용이하다. ‘@‘를 통해 기능을 불러오게 되는데 할 일을 선정하면 그 문서들만 볼 수 있다.

여러 프로젝트 진행시 본인이 아직 하지 못한 일만 추려서 볼 수 있어서 업무 담당자 입장에서도 유용하다. UI와 UX도 쉽고 직관적으로 사용할 수 있다. 한 페이지 안에서 모든 것을 정리해 워크 플로우를 자연스럽게 이어갈 수 있다는 장점이 있다.

조금 차별화된 장점이 있다면 기업용 메신저를 제공해 팀 커뮤니케이션을 활성화하고, 대화한 내용을 바로 문서화할 수 있을 정도로 연동성이 높다. 

플로우

“연결의 힘으로 일을 쉽고 빠르게”

프로젝트를 중심으로, thread 방식의 게시물과 댓글, 업무관리, 할 일, 캘린더, 메신저, 화상회의 등을 제공한다. 홈은 프로젝트 대시보드 역할을 한다.

현재 진행 상황, 담당자 및 유관자를 한 눈에 볼 수 있다. 마감 기한에 따른 진행 상태가 퍼센트로 표시된다. 댓글을 통해 실시간 커뮤니케이션도 가능하다.

회의 플랫폼을 통해 화상 회의도 가능하다. 캘린더를 통해 간트차트, 프로젝트 진행 상황을 직관적으로 알 수 있다, 차트 내 우선순위 및 업무 상태를 모니터링 할 수 있으니 데드라인 지키는데 도움이 된다. 기간이 정해지지 않은 업무들은 따로 리스트가 생긴다. 

웹버전, 모바일버전 모두 지원하는 통합 솔루션으로 인터넷 연결만 되어 있으면 쉽게 접근 가능하다.

도입한 기업들의 만족도도 높은 편이다. 실례로 배달 플랫폼 '생각대로'의 운영사인 로지올은 100여명의 본사 직원이 전국 1100개의 지점을 효율적으로 관리할 수 있도록 플로우를 도입했다.

최규범 로지올 부대표는 "플로우는 PC와 스마트폰으로 간편하게 채팅, 업무 관리, 일정 공유를 할 수 있어 이동 중에도 업무 환경에 구애받지 않고 소통을 할 수 있어 매우 편리하다"며 "플로우 덕분에 본사와 전국 지점들 간의 빠른 소통과 함께 일하는 방식이 완전히 새롭게 바뀌었다"고 설명했다.

권동인 겐츠베이커리 기획부장은 "플로우 덕분에 단톡방(단체 카카오톡 방)을 없애고 체계적인 업무 관리가 가능해졌다"고 말했다. 부산 겐츠베이커리는 국내 유명 백화점과 호텔에 유통하고 있으며 11개의 직영 매장을 운영하고 있다.

추가로 이랜드리테일과 BGF리테일과 같은 유통기업에서도 전국에 떨어진 매장 관리자들과 소통하는데 플로우를 활용하고 있다. 프랜차이즈 업종에서도 사용이 확대되고 있어 매장 매니저들이 플로우를 통해서 현장 사진과 이슈 공유를 하고 있다.

스윗

스윗은 필수 협업 기능들을 한 곳에서 제공하고 있다. 채팅과 업무관리를 결합하여 처리한 업무량 뿐 아니라 질적인 소통 비용까지 고려한다.

채팅, 게시판, 파일공유와 칸반보드, 간트차트, 캘린더 등 협업 관련 모듈을 과하지도 부족하지도 않게 담았다. Google Workspace와 MS 오피스 365, 이메일, 일정 및 문서 관리 등의 기본 앱의 주요 기능들과도 잘 연동된다. 

해당 기능들에 대해 자세하게 다뤄보면, 채팅, 게시판은 토픽별로 구분된 소통공간에서 효율적으로 대화할 수 있다. 원하는 대화방으로 이동과 대화내용 검색이 간편하고, 파일과 업무를 쉽게 공유할 수 있다.

업무, 프로젝트 진행을 위한 세부 업무를 등록하고, 일정과 담당자를 지정하고, 이렇게 생성한 업무들을 모든 참여 멤버가 쉽게 열람하도록 다양한 기준에 따라 정리할 수 있다. 

타임라인, 워크로드를 통해 등록된 업무들의 일정과 진행 현황을 시각화하여 일목요연하게 볼 수 있다. 업무가 계획대로 이루어지고 있지 않을 시 다른 멤버들과 상황을 공유하고 업무 일정이나 범위를 재조정할 수 있다. 

‘팀원’들의 협업을 넘어, ‘팀’들의 협업을 지원한다. Advanced 플랜에서는 조직 내 각 팀이 각자의 워크스페이스를 팀 내 협업 공간으로 활용한다. 다양한 cross workspace 기능을 통해 서로 다른 팀 간의 긴밀한 상호 소통과 협력도 적극적으로 추진할 수 있다. 

스윗은 실리콘밸리에서 구글이 ‘함께 일하자’며 먼저 손을 내민 스타트업으로 알려져 있다. 2018년 하반기 스윗의 시제품을 써본 구글 직원들이 입소문을 냈다. 스윗의 리 대표는 “구글 임원 워크숍에 초청받을 정도로 구글과 ‘깊은’ 전략적 파트너십을 유지하고 있다”고 설명했다.

잔디

단순 커뮤니케이션을 넘어 작업을 위한 도구인 협업툴인 잔디는 대화 내용을 정확히 파악해야하는 업무 특성에 적합하다. 

특징적인 기능으로 ‘주제별 대화방’이 있다. 다수가 대화해도 주제로 나누어 대화할 수 있어 대화방을 혼잡스럽게 사용하지 않을 수 있다.

예를들어, 10명이 같은 영역의 업무를 하더라도 각자가 들고 있는 이슈가 있을 것이다. 일반 메신저로 대화하다 보면 특정 이슈에 관여하지 않는 사람도 이슈에 관한 대화를 봐야해 대화가 섞일 우려가 있다.

하지만 잔디를 이용할 시 이슈에 연관된 사람만 초대해 대화가 섞이지 않고 주제에 집중해 대화를 나눌 수 있다.

게다가 제3자가 새롭게 참여해도 이전에 나눈 대화를 확인 및 검색할 수 있어서 업무 인수인계부터 자료 공유까지 자연스럽고 손쉽게 이어진다.

주제별 대화방은 조직 구성과 업무 문화에 맞게 주제별 대화방을 개설해 효율적으로 소통할 수 있다. 대화방은 상황에 맞게 공개 또는 비공개 설정을 할 수 있고, 게시판 형태의 보드뷰는 관리자가 공지 용도로 이용하기에 용이하다.

주요 기능으로는 화상회의를 통한 미팅, 메세지 기능이 있다. 정회원, 준회원 정보 접근 권한을 구분할 수 있고 퇴사 멤버 관리로 보안 위험을 감소한다. 관리자 지정으로 대화방별 참여 멤버를 관리할 수 있고 외부 인원을 초대할 수 있어 실시간 협업이 용이하다. 

드라이브에 주요 문서 및 파일을 안전하게 보관할 수 있으며 스마트 기능으로 3초 내 문서 확인, 메세지 영구 보관으로 업무 히스토리 관리, 워터마크로 안전한 파일 관리 등으로 정보를 자산화하고 관리하는데 유용하다. 

그리고 업무 자동화 기능이 있다. 기존 업무 시스템과 연동해 실시간 알림 수신, 구글 캘린더 연동으로 스케줄 관리를 쉽게 할 수 있다. GitHUb, JIRA와 유기적인 연동, Webhook으로 외부 서비스와 자유로운 연동 또한 가능하다. 

특히 협업툴 잔디로 유명한 토스랩은 자사 협업툴이 모든 직무와 직종간 일을 할 수 있게 만들 수 있다는 자신감을 바탕으로 제조 현장의 잔디도입에 공을 들이고 있다. 협업툴 사용이 익숙한 IT와 그렇지 않은 제조는 거리가 먼 분야로 느껴지기 쉽다. 하지만 협업툴 사용에 따른 효과를 가장 처절하게 필요로 하는 분야다.

우선 제조업은 기본적으로 규모가 있는 편이다. 설립된 지 꽤 된 기업이라면 대부분 인원 수가 많다는 특징이 있다. 그리고 보통 사무실과 공장이 분리돼 있다. 물리적으로 분리돼 있는 환경에서 빠르게 의사소통해야 착오 없이 업무를 진행할 수 있는데, 그런 환경인 만큼 오프라인 소통으로는 한계가 있었다. 

잔디는 할 일 관리 및 실시간 메신저 등 기능을 통해 현장 업무 관리지원은 물론 본사와 매장, 공장 등 모든 사업장을 아우른다. 현재 국내 가구업체 한샘, 코로나19 음압병동 개발사 신성이엔지 등이 지난해 잔디를 도입했다.

또 백제원, 도쿄하나 등 대형 직영 음식점과 신마포갈매기, 연안식당 등 프랜차이즈 가맹 브랜드를 운영하고 있는 디딤, 25개 백화점을 운영하고 있는 대니멕켄지가 잔디로 매장을 관리하고 있다고 전했다.

각각의 사업장에 사용하기 용이한 협업툴을 활용함으로써 전 직원의 업무를 효과적으로 도울 수 있다. 회사 내 연령대가 높은 직원들이 있다면 사용성 또한 중요한 포인트가 될 것이다. MZ세대 직원들 입장에서도 불필요한 대면 보고가 줄어들고 신속한 의사결정이 이루어져 만족도를 얻을 수 있다.