'이 시간이면 거래처 한 군데 더 갔다 왔겠다', '어차피 의사결정 안 될 거면서', '몰라 일단 자리는 채웠잖아', '나는 이 기획안 빨리 마무리해야 되는데….'​

직장인이라면 누구나 한 번쯤은 이런 생각을 하게 되는 회의를 경험한다. 회의 시간이 1시간, 2시간 이상 진행되는데 의사 결정되는 것은 하나도 없다. 결국에는 또 타이트한 일정에 따라 일을 급하게 진행하게 된다.

이런 상황들이 계속되면 미팅이 즐겁지 않다. 시간 낭비로 느껴진다.

실제로 잡플래닛이 실시한 설문조사에 따르면, 직장인 10명 중 7명 이상(73.4%)이 '미팅이 시간 낭비라고 느낀 경험이 있다'고 응답했다.​

효과적인 회의 위한 3가지 포인트

가장 먼저 구성원 모두가 '회의는 일이 아니다' 라는 마인드셋을 공유해야 한다. 회의는 정보를 공유하고 아이디어를 촉진하고 의사결정을 하기 위해 모인 자리다.

생산적인 회의를 위해서는 회의 전에 회의의 목적을 명확히 해야 한다.

'이번 회의는 무엇을 위한 것이다' 라는 합의가 없으면 회의에 들어가서 일하는 경우가 발생한다. 회의 중 급한 고객 요청이 있으면 그것부터 처리해야 하고, 회의 시간에 의사결정이 안 되면 다시 회의를 해야하고, 그러면 또 할 일에 집중하지 못하고. 미팅을 주관한 사람들은 마음이 어려워진다.

첫 번째, 각 주제별 회의를 관리할 매니저를 지정하라. 매니저는 미팅의 시작, 참석자, 목적, 결과, 팔로우업을 관리하는 역할이다.

주제별 회의를 관리하는 매니저가 있으면 목적에 맞게 미팅을 준비할 수 있다. 제한 시간 내에 회의를 제대로 진행할 수 있다.

두 번째, 사전에 회의 목적인 어젠다와 이슈를 공유하라. 오늘 회의의 목적이 무엇이고 각자 무엇을 준비해야 하는지 일치된 상태로 회의를 시작할 수 있다.

​세 번째, 회의에서 결정된 내용들을 당일에 공유하라. 그래야 회의에서 한 의사결정이 바로 실행으로 이어질 수 있다.

생산적인 회의 위한 양식, 'DDD 회의록'

'DDD 회의록'은 Decide(결정할 일), Discuss(토론할 이슈), To Do(해야 할 일) 칸으로 구성된 회의록이다.

회의 매니저는 회의 전에 DDD 회의록의 '회의 전' 부분을 미리 작성해서 팀원들에게 공유한다. 회의의 목적, 토론할 이슈들, 사전에 준비해야 될 것들을 미리 안내하는 것이다.

Decide(결정할 일) 칸에는 오늘 회의에서 의사결정되어야 할 핵심 어젠다를 작성한다.

Discuss(토론할 이슈)에는 핵심 어젠다와 관련하여 토의・토론해야 할 내용에 대해 미리 작성한다.

To Do(준비할 일) 부분에는 회의 전에 참석자들이 미리 준비・지원해야 할 부분들을 작성한다.

작성된 DDD를 바탕으로 매니저는 회의를 진행・기록하면 된다.

미팅 시간 안내를 하고 미팅을 시작하면 더 생산적으로 회의 진행을 할 수 있다.

예를 들어, "지금 시각이 10시이고 11시까지 미팅 진행할 것입니다. 결정해야 될 부분과 토론할 이슈들은 각각 10분간 진행할 것입니다." 라고 안내하는 것이다.

시간이 다 되어갈 때 참여자들에게 몇 분 남았다는 것을 한 번 더 알린다. 결론을 짓고 그 다음 어젠다로 넘어가게 한다.

'결정한 일'에는 회의 전에 결정하기로 한 내용에 대해 어떻게 결정되었는지를 작성한다.

'토론 내용'에는 위의 결정을 내리기까지 어떤 토론 내용들이 있었는지 작성한다. 그러면 회의에 참석하지 않은 사람들도 회의에서 어떤 의견들이 나왔는지 맥락을 이해할 수 있다.

'실행한 일' 칸에는 오늘 논의한 내용들을 '누가, 언제까지, 어떤 일을' 실행할 것인지 작성한다. 명확한 액션 플랜을 공유해야 회의 내용이 실행으로 이어진다.

회의를 마친 후 완성된 'DDD 회의록'을 사내 메신저 혹은 게시판에 업로드하여 공유한다.

DDD 회의록 양식은 팀별 주간회의, 프로젝트 미팅, 거래처 협상 미팅에서도 활용할 수 있다.

'DDD 회의록'에 대한 자세한 내용과 양식은 https://bit.ly/3uFtfxI에서 볼 수 있다.