잘 정리해둔 작업지시서는 유능한 경리 직원과 같다

사업을 하든, 가게를 하든 그날 그날의 영업실적을 꼼꼼히 정리해야 한다. 물건(가치)을 판다는 건 그것에 대한 매입, 매출, 비용이 발생한다는 얘기다. 발주가 들어오면 손익계산서는 즉시 써야만 한다. 이것이 쌓여서 회계가 되고 안전한 경영상태를 만든다. 사람도 매일 일기를 쓰게 되면 삶에 대한 성찰에 도움이 된다. 사업도 마찬가지다. 정확한 손익계산서를 '한 장'에 담아야 한다.

​내가 하는 사업의 업태는 도소매고, 종목은 컴퓨터, SW 등의 장비다. 아무래도 유통이다 보니 매입, 매출 건수가 빈번하게 발생한다. 고객사와 거래하다 보면 매일 사고파는 일이 생긴다.

그러다 보니 기록해야 할 내용이 부지기수로 많아진다. 과거에는 일일이 손으로 장부에 적었다면 요즘은 컴퓨터 저장 장치에 기록을 남긴다.

세세한 내용을 오더별로 적지 않으면 손익을 알 수 없으며 사업의 방향성을 정할 수가 없다. 사업자는 부가세와 소득세(개인), 법인세(법인)를 정기적으로 신고해야 하는데 자료가 정리되지 않으면 세금이 얼마인지도 모르고 내야 하는 어처구니없는 일도 생긴다.

​매출은 전자세금계산서를 발행하고 있으니 국세청 홈택스에서 조회가 된다. 하지만 매입은 카드로 구매하는 경우도 있기 때문에 나중에 부가세를 환급받기 위해서 구매 기록을 빠트려서는 안 된다. 물론 카드도 국세청 사이트에 등록하면 일괄 조회가 가능하다.

아무튼 매입자료 하나하나가 다 돈이라는 생각을 가져야 한다. 생각보다 이런 간단한 일을 게을리해서 앞으로 벌고 뒤로 밑지는 사람들이 있다.

​지금은 당연한 일이지만 초창기에는 정리를 미루다 애를 먹은 적이 많다.

그만큼 중요한 업무이기 때문에 일기를 쓰듯 발주 후에 즉시 기록해야만 한다. 실시간 정리하면 사실 부담되는 일도 아니다. 나는 이런 업무일지 또는 손익계산서를 '작업지시서'라고 부른다.

1인 기업은 혼자서 최대의 가성비를 내야 하기 때문에 '문서 한 장' 만으로도 모든 업무내용을 파악할 수 있어야 한다.

형식은 중요하지 않다

굳이 경리 프로그램을 돈 주고 이용하지 않아도 된다. 때론 필요한 서류들을 엑셀로 간단히 만들어서 사용하는 게 효율적이다. 'OO 나라'나 'O 카운트' 같은 프로그램도 좋지만 초창기부터 사용하기엔 번거로울 수도 있다. 차 대변의 회계 개념이 부족하면 오히려 경리 프로그램을 쓰는 게 혼란스러울 수도 있기 때문이다. 그래서 간단하지만 이해하기 쉬운 엑셀로 장부를 만드는 쪽도 나쁘지 않다.

​프로그램을 사용하는 게 더 체계적이라 생각하시는 분들은 자신에게 맞는 프로그램을 이용하면 된다. 어느 경우든 월마다 작업지시서를 파일철로 만들어 놓으면 나중에 세금신고 기간에도 작업지시서를 보면서 자료를 쉽게 정리할 수 있다.

정밀한 세무관리는 기장류를 내고 세무사에 의뢰하고 있으니 나는 일의 흐름을 파악하고 빠진 게 없는지 체크하는데 주력한다.

​내 경우는 건수가 많아서 세금신고를 직접 하는 게 비효율적이라 세무사에 기장을 맡기지만 계산서 발행 건 수가 많지 않은 업종은 직접 해도 무방하다.

또한 부가세는 자기 돈이 아니고 세금이라서 결제가 될 때마다 별도의 세금 통장으로 부가세를 옮겨 놓는 것도 방법이다.

부가세까지 수익이라 생각하고 써버리면 나중에 나오는 세금 때문에 당황하는 일이 생긴다. 절대 수익이 아니니 발주 건마다 세금은 분리하는 게 좋다. 소득세(법인세) 부분도 일정 비율로 적립해두면 자금 관리를 원활하게 할 수 있다.

​아무튼 중요한 것은

모든 기록을 작업지시서에 남겨야 한다는 것이다

작업지시서는 가장 기본이 되는 서류이고, 이를 바탕으로 다른 자료도 만들 수 있다

​일별, 월별, 연도별 매출금액, 마진, 마진율 등을 한눈에 볼 수 있어야 한다. 간단하지만 가장 기본이 되는 작업지시서가 있어야만 통계를 내고 실적을 분석하며 영업방향을 잡을 수 있다. 망망대해에 나침판도 없이 마냥 흘러만 가서는 안된다.

​자신의 업종에 맞는 작업지시서를 만들어서

1인 기업의 '모든 걸' 기록하자

'한 장'이면 충분하다

일을 하다 보면 필요한 양식들이 생긴다

​1) 매출장/매입장

2) 미수금 관리 대장

3) 영업일지

4) 매출 분석표

5) 입출고 대장

6) 재고장

7) 견적서

8) 직원 급여대장

9) 고객사 납품 대장

10) 월 별 매출/마진 분석표

등등 그때그때 자신에게 맞게끔 만들어서 사용하면 된다

다시 한번 말하지만 중요한 건 기록이다

그리고 어떤 내용이든 필요할 때마다 한 번에 확인이 가능해야 한다

양식은 계속해서 수정하고 개선하면 된다

협업은 가능하나 기본적인 업무는 스스로 해야 한다

그래서 직관적이고 심플한 문서가 필요하다

​투여된 시간과 노동력에 비례해 최대한 성과물을 내야 한다. 현업에서는 아무리 좋은 사업계획서와 말잔치도 실전에 적용되지 않으면 의미가 없다. 수익을 내지 못하는 장밋빛 구상은 그저 상상 속에 불과하다. 매일 작업지시서를 쓰다 보면 직업병이 생긴다.

대상을 바라보면 수익성이 있는지 없는지 측정하게 된다. 사업의 대상이 모호한 게 아니라 수치화돼서 다가온다. 매사 계산기를 두드리는 냉정함을 얘기하고자 하는 건 아니다.

사고의 흐름이 논리적으로 흐르게 된다는 점을 말하고 싶다. 우리는 지속적으로 사업을 영위해나가야만 하기 때문이다.

​세상의 고수들은 심플하다

본질에 집중하자

'한 장'이면 충분하다

*본 기사는 사례뉴스 필진기자 이성원 대표가 쓴 컬럼입니다. 이성원 대표는 B2B 창업 20년이 넘은 창조시스템 대표로 브런치와 블로그에서 '글쟁이연어'란 필명으로 활동을 하며 1인 기업 이야기를 쓰고 있습니다. 창조시스템 홈페이지 및 전화번호: www.cjmro.com, (02)3453-4662