실리콘밸리 매니징의 기본인 1on1은 국내에서는 아직 익숙하지 않은 개념입니다.
1on1을 시작하는 리더분들을 위해 1on1을 기획하고 운영하는 방법을 2회에 걸쳐 다룹니다.
효과적인 1on1을 위해 1on1 질문을 구성하는 방법과 1on1에서 매 번 다른 이야기를 나눌 수 있도록 도와주는 액션아이템의 중요성에 대해 알아봅니다.

리더와 멤버가 1대1로 만나 면담 혹은 미팅을 진행하는 1on1미팅(1:1미팅)은 이제 실리콘밸리에서는 당연한 문화가 되었습니다. 1on1 미팅은 리더가 멤버와 주기적으로 소통하면서 서로에 대해 학습하고 각자가 가진 정보를 교환할 수 있다는 점에서 멤버의 몰입을 이끌어내고, 팀의 성과를 높임으로써 팀의 목표를 달성할 수 있도록 도와주는 중요한 수단입니다.

1on1을 통해 멤버와 신뢰를 쌓고, 더욱 솔직한 소통을 함으로써 팀 성과를 높이고 싶은 리더분들을께 1on1을 기획하고 운영하는 방법의 기본기를 알려드리는 두 번째 시간입니다.
 

1on1의 질문 준비하기

1on1 미팅과 유사한 용어로는 면담, 멘토링 등이 있습니다. 면담은 주로 1대1로 리더 혹은 매니저와 멤버가 이야기를 나누는 시간이라는 점에서 1on1 미팅과 유사합니다.

멘토링 또한 리더와 멤버가 1대1로 시간을 가지며 멤버의 성장을 돕는 시간이라는 점에서 1on1 미팅과 유사합니다. 그러나 1on1 미팅은 면담, 멘토링과 여러 면에서 차이도 있는데요, 그 중 하나가 바로 누가 말하는 비중이 높은가?입니다.

면담과 멘토링은 주로 리더가 주도권을 가지고 이야기를 합니다. 그러나 1on1 미팅에서는 멤버의 말하는 비중이 70% 이상일 때 이상적입니다. 매니저는 멤버가 자신의 상황을 이야기할 수 있도록 질문을 제시하거나 혹은 어려움을 해결해주기 위해 필요한 도움을 구체화하는 질문을 중심으로 1on1 미팅의 흐름을 이끌어나갈 뿐입니다. 이처럼 1on1 미팅에서는 멤버가 허심탄회하게 많은 이야기를 하는 것이 중요하기에 매니저는 적절한 질문 구성을 통해 자신이 궁금한 사항들을 멤버가 이야기할 수 있도록 해야 합니다.

그렇다면 어떤 내용으로 1on1 질문을 구성하면 좋을까요?

1on1 미팅의 질문을 선별하는 법은 의외로 간단합니다. 1on1 미팅은 리더가 팀을 이끌기 위해 활용하는 방법 중 하나이기 때문에 리더로서 해야 하는 일이 무엇인지를 떠올려보면 됩니다. 리더는 구성원들이 업무 수행 과정에서 마주하는 다양한 문제를 빠르게 확인하고 문제의 해결을 위해 노력함으로써, 팀이 목표를 달성할 수 있도록 돕는 역할을 수행합니다. 따라서 매니저로서 알아야 하는 것들, 그리고 팀이 목표를 달성하는 과정에서 멤버들의 몰입을 이끌어낼 수 있는 단서를 얻기 위한 질문을 중심으로 구성하면 좋습니다. 그렇기에 1on1 미팅에서 기본적으로 아래 질문을 포함하게 됩니다.

[ 리더의 역할과 연관된 1on1 미팅의 기본 질문들 ]
- 현재 목표 달성 과정에서 어려움을 느끼고 있는 부분이나 저의 도움이 필요한 부분이 있나요? 어떻게 도와드리면 좋을까요?
- 최근 진행했던 업무 중 가장 즐거웠던 업무, 가장 힘들었던 업무는 무엇일까요? 왜 그렇게 느꼈나요?
- 개인의 커리어 성장 측면에서 어려움을 느끼고 있는 부분이나 저의 도움이 필요한 부분이 있나요? 어떻게 도와드리면 좋을까요?
- 그 외에 저에게 공유하고 싶은 어려움이나 혹은 제가 도와드릴 수 있는 부분이 있나요? 어떻게 도와드리면 좋을까요?

1on1 미팅의 질문은 ‘네, 아니오’로 대답이 가능한 폐쇄형 질문보다는, 다양한 답변이 가능한 개방형 질문으로 구성하는 것을 추천드립니다. 또한 구성원의 응답에 따라 어떤 점이 힘들게 느껴졌는지, 왜 힘들게 느껴졌는지 등 구체적으로 서술될 수 있도록 꼬리질문을 한다면 1on1 미팅에서 멤버의 말하는 비중이 점차 늘어날 수 있어요.

만약 1on1 미팅이 매니저와 멤버 모두 익숙해졌다면 매니저와 멤버 간의 신뢰도 형성된 상태일텐데요. 멤버가 1on1 미팅에서 솔직한 자신의 이야기를 털어놓는다고 느끼신다면 아래 질문도 추가적으로 진행해보시면 좋습니다.

[ 1on1 미팅에서 진행하면 좋은 추가 질문들 ]
- 현재 회사에서 이루고 싶은 비전이 있나요? 혹은 인생의 비전이 있나요?
- 지금 하고 있는 일 중 자신의 커리어나 비전에 가장 잘 맞는 일과 그렇지 않은 일은 무엇인가요? 왜 그렇게 생각하나요?
- 회사 내에서 A님의 비전/커리어 달성을 위해 해보고 싶은 일이 있나요? 제가 어떻게 도움드릴 수 있을까요?
- 회사의 전략 방향에 대한 A님의 의견이 궁금합니다. 어떤 점이 가장 동의가 되고 어떤 점이 가장 동의가 어려운가요? 왜 그렇게 생각하셨나요?
- 저의 매니징과 관련된 A님의 의견이 궁금합니다. 저의 매니징 방식 중 가장 마음에 드는 부분은 무엇이고 개선이 필요한 점은 무엇일까요? 왜 그렇게 생각하셨나요?

이러한 질문들은 멤버가 업무에 몰입할 수 있게 도와주고 조직 리텐션을 증진한다는 점에서 유용합니다. 그러나 리더와 구성원 간의 신뢰가 쌓이지 않은 상태에서 해당 질문을 제시하면 ‘의견 없습니다’라는 대답으로 종료될 확률이 높아요. 그렇기에 주기적인 1on1 미팅과 어려움을 해결하는 액션아이템의 꾸준한 실천을 통해 신뢰관계가 형성된 후 진행하시는 것을 추천드립니다.

1on1의 마무리는 액션아이템으로

액션 아이템(Action Item)을 직역하자면 ‘실행 항목’인데요, 업무적으로 사용할 때에는 어떠한 문제상황을 해결하기 위해 누가, 언제, 어떤 일을 해야 하는지를 서술한 항목이라고 할 수 있습니다.

1on1 미팅에서의 액션 아이템은 다음 1on1 미팅 전까지, 매니저와 멤버 각각, 문제 해결을 위해 수행하기로 한 약속을 의미하는데요, 클랩CLAP에서는 지난 액션 아이템의 점검으로 1on1 미팅을 시작하고, 새로운 액션 아이템의 설정으로 1on1 미팅을 마무리하는 것을 권장합니다.

1on1 미팅은 매니저와 멤버가 1:1로 만나, 멤버가 현재 직면하고 있는 문제를 공유하고 이를 해결하기 위한 대화를 나누는 자리입니다. 따라서 액션 아이템을 설정할 때 매니저와 멤버가 문제 해결을 위해 취해야 할 행동이 명확해지고, 문제 해결을 통해 개인과 팀의 성과가 높아질 수 있다는 점에서 액션 아이템 설정은 무척 중요합니다. 만약 액션 아이템을 정하지 않고 1on1 미팅이 종료된다면 멤버의 문제 상황을 해결하기 위한 리더 및 멤버의 액션이 명확하게 정의되지 않았기에 해당 문제를 해결하기 위한 행동이 발생하지 않을 확률이 높습니다.

문제가 해결되지 않은 상태에서 그 다음 1on1 미팅을 진행하게 된다면, 멤버는 지난 1on1 미팅과 동일한 문제에 대해 언급하게 됩니다. 따라서 주기적으로 1on1 미팅을 진행하지만 문제는 해결되지 않고, 그로 인해 팀의 성과가 높아지기도 어렵죠. 뿐만 아니라, 매니저와 멤버 모두 1on1 미팅을 통해 상황이 바뀌는 것이 없다고 느끼기에 1on1 미팅의 필요성에 대해 의문을 가지게 됩니다.

또한 리더가 자신의 문제에 관심이 없다는 오해와 함께 리더에 대한 불신이 생길 수 있어요. 그렇기에 효과적인 1on1 미팅을 위해서는 미팅을 마무리할 때 꼭 명확한 액션 아이템을 설정하고, 다음 1on1 미팅 전까지 해당 액션 아이템을 수행해야 합니다.  

그렇다면 1on1 미팅의 액션 아이템은 어떻게 설정할 수 있을까요?

1on1 미팅 교육을 진행해보면, 액션 아이템의 중요성은 공감하지만 막상 어떤 것을 액션 아이템으로 정해야 할지 어려워하는 리더 분들이 많습니다. 대부분 ’액션 아이템은 매니저 혹은 리더가 정해야 한다’는 생각에 특히 더 어려워하시는데요, 액션 아이템을 꼭 매니저가 정할 필요는 없습니다.

도리어 멤버에게 가장 해결이 필요한 문제가 무엇인지, 그리고 그 문제의 해결을 위해 리더로서 어떻게 도움을 줄 수 있을지 물어본다면 멤버에게 꼭 필요한 액션 아이템이 구체적으로 무엇인지를 확인할 수 있습니다. 액션 아이템 도출을 위해 멤버에게 다음 질문을 해보세요.

[ 액션 아이템 도출을 위한 추천 질문 ]
- 현재 A님의 목표 달성에 방해가 되는 것은 무엇이 있나요?
- 어떠한 문제가 가장 먼저 해결되어야 한다고 생각하시나요?
- 그 문제들을 해결하기 위해 제가 어떠한 도움을 줄 수 있을까요?
- 그 문제들을 해결하기 위해 A님은 어떠한 것을 해보면 좋을까요?

위의 질문으로 문제를 해결하기 위한 매니저의 액션 아이템이 여러 가지 도출텐데요, 이 때 중요한 것은 액션 아이템을 매니저가 꼭 할 수 있는 것으로 정해야 한다는 점입니다. 액션 아이템의 목적이 ‘약속의 실천을 통한 신뢰 구축’이기 때문에, 지키지 못할 액션 아이템을 선정하는 것은 도리어 신뢰를 잃을 수 있습니다.

그리고 1on1 미팅을 통해 결정된 액션 아이템은 매니저와 멤버가 함께 볼 수 있는 곳에 기록해두어야 합니다. 책 <마시멜로 이야기>의 저자로 유명한 호아킴 데 포사다는 ‘기록은 행동을 지배한다’고 말했는데요, 기록을 통해 시신경과 운동 근육을 동원함으로써 뇌리에 더욱 강하게 각인되며 목표를 잘 보이는 곳에 적어둘 때 실천으로 이어질 수 있다고 합니다. 따라서 액션 아이템을 한 곳에 모아두고 자주 살펴본다면 액션 아이템을 실천할 확률이 높아질 거에요.

그리고 1on1 미팅을 시작할 때 지난 액션 아이템의 실천 여부를 확인해보세요. 1on1 미팅을 액션 아이템의 점검으로 시작한다면 액션 아이템 실천의 중요성에 대해 매니저와 멤버 모두 자연스럽게 인식하게 될 거에요. 또한 1on1 미팅에서 액션 아이템의 설정 및 실천을 습관화하는 것에도 도움이 됩니다.

1on1 미팅 과정에서 매니저와 멤버가 액션 아이템을 꾸준히 기록하고 실천 여부를 지속적으로 확인한다면, 액션 아이템의 기록을 살펴보는 것 만으로도 멤버가 직면했던 문제의 흐름을 볼 수 있는데요. 이를 통해 멤버가 어떻게 성장하고 있는지, 그리고 그 성장을 위해 리더가 어떠한 부분의 도움을 제공 했는지 한 눈에 확인할 수 있어요.

액션 아이템마다 목표, 성장 등 태그를 달아둔다면 어떠한 영역의 액션 아이템이 자주 설정되었는지를 한 눈에 확인할 수 있고, 혹여 특정 주제의 액션 아이템만 생성되었다면 다른 주제에 대한 1on1 미팅을 진행해볼 수 있다는 점에서 유용해요.

1on1을 처음 시작하는 리더분들은 구성원과 1:1로 대화하는 것이 무척 어색하게 느껴지실 거에요. 그리고 구성원 또한 어색하게 느껴지기에 질문에 단답형으로 대답하거나 혹은 대답 자체를 어려워할 수 있습니다. 그러나 딱 세 번만 어색함을 꾹 참고 1on1을 진행해보세요.

리더와 멤버 간의 신뢰가 쌓임에 따라 1on1 시간이 한결 자연스러워지면서 구성원도 자신의 어려움을 리더에게 솔직하게 털어놓을 수 있게 될 거에요. 그리고 1on1을 통해 발견한 문제를 함께 해결해 나아간다면 더 좋은 팀 성과를 창출할 수 있어요.

*본 기사는 사례뉴스 필진기자 심수민 컨설턴트가 작성했습니다. 심수민 컨설턴트는 상시 성과관리 SaaS, 클랩(CLAP)을 만드는 디웨일 소속으로 고객사 코칭 및 컨설팅 경험을 바탕으로 1on1(원온원, 1:1미팅), 상시 동료피드백, 목표관리 중심의 실리콘밸리식 상시 성과관리와 관련한 인사이트를 제공합니다.