회의의 중요한 본질 ‘참여자들의 시간을 낭비하지 않고 조직성과에 관한 리소스를 모으다’
회의 목적 공유와 시간 조절, 적절한 인원 배치는 회의에 효율적인 영향을 미친다
회의 관련 정보를 총망라하고 시간과 회의 중 비롯되는 다양한 이야기들을 조절하다 ‘회의 발의자’의 역할
회의에 어긋나는 소음은 나지 않도록! 회의에 온전한 집중을 요하는 ‘회의 참석자’의 역할

일반적으로 회의는 팀원들과의 소통을 통해 팀의 목표를 확인하고 업무에 필요한 정보를 공유하며, 의사결정을 빠르게 진행하는 중요한 업무이다.

여기서 회의의 중요한 본질은 ‘회의를 참여한 모든 사람들의 소중한 시간과 업무 성과의 리소스를 모으는 것’이다. 하지만 때때로 잘못된 회의 때문에 목표 설정의 실패는 물론, 필요 없는 정보 때문에 논지가 흐려져 정확한 의사결정을 내릴 수 없어 ‘시간 낭비’로 이어지는 경우가 있다. 

따라서 목적에 맞는 회의의 목표를 확인하고, 정보를 공유하며 의사결정을 명확하게 내릴 수 있는 ‘효율적인 회의’를 위해 필요한 시스템적 요소들을 유념하는 것이 중요하다.

1. 명확한 회의 주제 공유

회의 발의자는 회의를 주최하기 전에 ‘회의 목적’에 대해 제대로 설정하고 진행할 수 있어야 한다. 회의 목적에 맞는 범위 내에 아이디어를 공유하는 것이 시간과 팀원들의 에너지를 아낄 수 있다.

따라서 회의 주제와 목적을 명확히 공고해 팀원들이 필요한 정보 내에 정확한 준비를 해올 수 있도록 해야 한다.

2. 회의에 참여하는 인원에 대한 고려

회의에 참석하고 싶은 모든 팀원들을 모두 받아줄 경우, 활발한 회의가 진행될 수도 있지만 회의주제에 맞는 배경지식이 없을 경우에는 정리되지 않은 의견들로 인해  의사결정의 어려움에 직면할 수 있다.

즉, 필요한 사람들에게 알맞은 정보가 전달되어야 하는데 불필요한 정보 전달로 인해 업무의 모호함을 일으킬 수 있고, 참여자 역시 왜 자신이 회의에 들어왔는지에 대한 의도 파악이 되지 않아 모두의 혼란을 야기할 수 있다는 것이다. 이에 발의자는 회의에 몇 명의 인원이 참여해야 할지에 대해서도 고민해야 한다. 

여기서 회의에 참여할 인원들을 예로 들자면 ‘발의된 내용에 의사결정을 할 수 있는 자, 배경지식에 대해 정확히 알고 있는 자, 해당 의사결정으로 업무에 영향을 미치는 자’들로 정리할 수 있다.

이외에 다른 부분들도 고려할 수 있지만 무엇보다 해당 회의의 목적을 이해하고 있는 ‘의미 있는 커뮤니케이션을 할 수 있는 인원을 모으는 것’이 가장 중요하다. 

3. 회의를 통해 얻을 산출물 공유

얻어갈 산출물이 없는 미팅은 회의의 목적에 대해 관철시키지 못하는 방향으로 흘러가 주제에 대한 논지를 흐리게 된다.

흔히 회의록이라는 것이 ‘산출물’이라고 생각할 수 있지만 회의록은 단순히 회의의 기록물일 뿐, 우리들이 얻고자 하는 결론을 최종적으로 정리한 것이 아니다.

따라서 발의자는 회의 시작 전에 회의를 통해 얻어내고자 하는 산출물을 공유해 참여자들에게 회의 배경과 과정에 대해 설명해주는 것이 좋다.

발의자 뿐 아니라 참여자도 산출물에 대해 같이 고민할 수 있는 방향으로 진행하는 것이 좋다. 

4. 회의 과정, 안건 설정과 진행, 그리고 타임 박싱

안건 설정과 타임라인 없이 회의를 진행한다면 대화를 어떻게 시작하고 어떻게 끝내야 할 것인지에 대해 모호해지고 정해진 시간보다 더 많은 시간이 소요된다. 이로 인해 목적과 결과에 벗어난 회의로 빠질 수밖에 없다.

이때 회의를 진행하는 발의자는 목적 달성과 산출물을 위해 회의 참여자들과 어떻게 커뮤니케이션을 진행해야 하는지(안건 설정)와 회의에 맞지 않는 이야기가 나올 경우 깔끔하게 정리(목적 주지)하는 것이 좋다.

더불어 모든 참여자가 회의에 집중할 수 있도록 환경(외부 요소, 잡담 차단)을 만들고, 회의 진행에 시간을 선정(타임 박싱)해 회의시간을 최대한 넘어가게 하지 않도록 진행하는 것이 중요하다.

5. 회의 참여자의 집중

타이핑 소리나 소곤거리는 대화 등, 이야기가 시작되었을 때 들리는 모든 소리들은 회의에 참여하는 사람들의 집중을 흐릴뿐더러, 한번 공유한 내용을 여러 번 다시 공지해야 하는 상황을 만들 수 있다. 중요한 사정이 있는 조직원일 경우, 회의에 참가하지 않거나 회의에서 나올 때 양해를 구하는 것이 모두에게 효과적이다. 

앞서 언급한 것들은 효과적인 회의를 위한 시스템적인 요소들이다. 이 요소들을 정리하는 의미로 회의를 진행하는 회의 발의자와 아이디어를 함께 공유하는 회의 참석자들은 어떤 태도로 회의에 임하는 것이 좋을까?

회의 발의자-회의 본질 분석/공유, 시간과 이야기 정리

회의를 발의하고 진행하는 사람인 회의 발의자의 의견이 필요할 경우, 진행하는 사람을 따로 두는 것도 좋으나 배경과 목적을 가장 잘 아는 사람이 발의자이기 때문에 진행을 같이 하는 게 더 좋다.

회의 시작 전까지 회의를 진행하는 배경과 목적, 이를 통해 얻어갈 산출물, 회의에 필요한 인원, 안건, 예상 소요 시간 등을 철저히 준비하고 정해진 시간 안에 회의를 잘 마칠 수 있도록 하는 발의자의 역할도 중요하다. 이번 회의는 어떻게 시작할 것이고 어떻게 끝날 것인지에 대해 제시한 후, 회의를 시작하게 되면 서로의 아이디어에 보다 더 쉽게 접근할 수 있다.

이때 화이트보드에 회의 안건과 종료 시간을 적어놓고 시작하는 습관을 들인다면 참여자들의 회의 참석률을 높임으로써 효과적으로 작용한다. 이러한 발의자의 역할은 회의에 대한 정보를 참여자들에게 정확하게 전달함으로써 참여자들의 집중과 제대로 된 회의 사전 준비를 이끌어낼 수 있다. 

무엇보다도 제일 중요한 발의자의 역할은 ‘회의 주제를 벗어나는 이야기는 과감히 정리하고, 목표시간을 넘길 경우 대화를 중단시키는 것’이다.

회의가 길어지거나 집중력이 흐트러질 경우, 주제가 벗어난 이야기들이 나올 수 있다. 그럴 때마다 회의 진행자는 다시 목표하는 부분으로 돌아와 이야기할 수 있도록 이끌어주어야 한다. 

회의 참여자 역할- 회의에 대한 온전한 집중

회의는 다 같이 모여 목표와 실적을 회의하고 중요한 아이디어를 도출해내는 자리이기에 참여자들의 온전한 집중이 요구된다. 때문에 회의 진행 중에 필요한 상황이 아니라면 전화기와 노트북은 잠시 꺼두는 것이 좋다. 

더불어 다른 이야기가 회의 도중 나온다면, 말하고자 하는 주제의 본질이 흐려질 수 있고, 이어지는 소통에 집중을 해치고 시간까지 낭비할 수 있다. 그렇기에 모든 회의 참여자와 공유할 이야기가 아니라면 회의 때 개인적인 이야기는 지양하는 것이 좋다. 

SK 하이닉스의 ‘결과 값이 도출되는 회의’

‘결과 값이 도출되는 회의’라고 불리는 SK 하이닉스는 과연 어떤 회의문화를 갖고 있을까? 우선 SK 하이닉스는 회의 참석여부에 대한 가이드라인을 제시해 꼭 필요한 사람만 지정해 참석하게 하고 있으며, 회의 시작 전에 안건을 첨부하고 필요인원과 소요시간을 예상하는 등 ‘사전 회의 내용을 공유하기 위한 회의예약 시스템’을 개선했다.

또한 회의실에 시간관리 타이머를 적용하고 있으며, 경영층의 정기적 회의 비중을 30% 절감하였고 관련 아이디어를 일일이 종이로 정리해 보고하기 보다는 메일이나 구두로 보고하도록 원칙을 바꾸었다.

더 나아가 SK 하이닉스는 회의실 내 문화개선을 위한 포스터를 부착하는 등 회의 보고 문화 개선 캠페인을 진행하고 있으며 리더의 솔선수범 문화 또한 조성하고 있다.

이처럼 회의의 목표와 배경을 공유해 관련 지식을 준비한 이들이 최소한의 시간을 들여 참여하는 것이 바로 ‘결과 값이 도출되는 회의’이다.

회의 시작 전, 여러 시스템들을 구축하는 발의자의 분명한 역할과 관련 지식을 미리 준비하고 회의에 온전히 집중하는 참여자의 역할이 어우러진다면 시간절약 뿐 아니라 조직문화의 혁신 또한 쉽게 이뤄질 것이다. 

*이 글은 티타임즈 글  ‘효율적인 회의를 위해 필요한 요소들’을 바탕으로 작성된 기사입니다