생산적인 월간회의를 진행하려면? 컨펀 받는 시간이 아닌 피드백 중심으로!

조직 내 소통이 필요해 모인 회의 시간을 어떻게 하면 생산적으로 보낼 수 있을까?

회의 시간이 방향성에 맞게 잘 가고 있는지 고민에 휩싸일 때가 많다.

조직에서 월간회의를 어떻게 진행하면 좋을지 월간회의 때 무엇을 어떻게 준비해서 만나야 하는지 알아보도록 하자.

생산적인 월간회의를 하려면 2가지를 기억하면 된다. 

첫 번째는 피드백 중심으로 이루어진다이고 두 번째는 월간회의 시간을 단순히 정보를 공유하는 시간 혹은 보고하고 컨펌하는 시간이 되지 않도록 하는 것이다.

월간회의의 핵심은 실적을 공유하고 계획하는 것을 넘어서 우리가 달려가고자 하는 목표와 결과에 대한 원인을 분석하고 대안을 훨씬 더 강조하는 것이다.

즉, 목표와 성과에 대한 피드백에 초점을 두는 회의로 진행을 해야 한다.

주간회의는 월간 목표를 달성하기 위한 주간 액션에 대한 계획과 리뷰에 초점을 두는 차이가 있다. 

피드백 중심으로 회의가 진행되려면 목표가 있어야 한다. 조직의 연간 목표, 이번 분기에 집중해서 해결해야 되는 것들 등이 있을 것이다.

피드백은 목표에서 출발한다. 목표가 있어야 피드백이 명확해지기 때문이다.

생산적인 월간회의를 진행하려면 앞서 말했듯이 회의 시간을 단순히 정보를 공유하는 시간, 보고하고 컨펌받는 시간이 되지 않도록 해야 한다.

정보 공유는 디지털을 활용해 언제든지 공유하고 볼 수 있다. 월간회의는 부서와 부서 간, 현장과 기획팀, 실무자와 경영진까지 모이는 자리인 만큼 소통을 통해 시너지가 생길 수 있도록 해야 한다.

각 팀은 다음 달에 진행하고자 하는 핵심 아이디어 1~2개 정도 미리 고민하고 그에 대한 주장을 들고 와야 다른 사람들의 피드백과 아이디어를 더해 다음 달 목표를 달성하는데 한 걸음 더 다가설 수 있을 것이다.

월간회의를 준비하는 첫 번째 방법은 바로 돌아보기이다. 한 달 동안 우리가 어떤 목표를 가지고 힘차게 달려왔는지를 피드백하는 것이다.

예시로 커피콩이나 카페에 필요한 재료들을 납품하는 기업의 영업본부 돌아보기를 살펴보겠다.

상단에 보이는 지표는 우리가 목표를 향해 나아갈 때 눈여겨봐야 할 것, 관리하고 있는 것, 특별히 경영자라면 경영을 잘하고 있다고 알 수 있는 것 등 주기적으로 또는 매일 봐야 하는 것일 수도 있겠다.

우리가 운전할 때 목적지를 향해 달려가겠다고 정하면 반드시 확인하는 것이 운전석 앞에 있는 계기판이다.

영업팀이라면 매출 신규 거래처 수, 고객 수. 마케팅팀이라면 매출 전환에 대한 여러 가지 지표들이 있을 것이다. 품질이나 생산팀이면 불량 건 등 여러 가지가 있을 수 있다.

지표를 정할 때는 한꺼번에 너무 많은 것을 세우는 것은 권하지 않는다. 그래서 지표에서 월 목표했던 것들을 그 월에 대한 결과로 작성해 주면 된다.

돌아보기는 한 달에 우리가 집중하고자 했던 이 목표를 작성한 다음 그에 대한 결과는 어떠했는지를 작성하면 된다.

영업본부 온라인 판매 신규 채널 확보와 프로모션으로 매출 10억을 만들자는 구체적인 목표가 적혀 있다. 이에 따른 결과인 매출은 6억 마켓컬리 입점 1건 /  네이버 TV 라이브 방송 현재 기획 중에 있음 등의 결과를 작성했다.

리뷰는 목표 대비 결과의 차이와 원인이 발생한 피드백을 작성하는데 이 본부는 신규 채널을 확보하기 위해 마켓컬리에 입점하겠다는 전략을 세웠고 그 과정에서 진행한 프로모션 결과가 나쁘지 않게 나왔다.

마켓컬리 채널을 통해 앞으로도 더 많은 고객을 확보하기 위해 사전에 이 채널에서 잘 하고 있었던 기업들은 어떻게 활용했는지 나름 분석해서 다음 달에 프로모션을 하겠다는 피드백을 정리했다.

또한 다른 전략으로 세웠던 네이버TV 라이브 방송은 현재 어느 정도 진전이 있었는지에 대해서도 작성했다.

신규 거래처 확보 목표와 한 달을 돌아볼 때 신규 거래처는 38건 달성한 결과를 작성했다.

이 기업은 예상도 못 했던 제주도 쪽에서 신규 거래처를 많이 확보했었던 게 결과였는데 이런 일이 발생한 원인을 분석하니 제주도에는 특별히 카페 사장님들의 커뮤니티 모임이 있다는 것을 알게 되었고 제주 사장님들을 위한 특별 프로모션 가격을 제시하니 반응이 좋았었다는 피드백을 작성했다.

이 영업부의 가장 큰 이슈이자 중점적으로 해결해야 할 것은 바로 미수금이었다.

미수금률을 줄이고자 하는 목표를 가지고 있었고 미수금률을 13.4%까지 줄였다는 결과와 몇몇 업체는 결제 관련 미팅을 통해 미수금 제로화를 시켰고 채권확보, 채권 확약서를 통한 회수까지 진행했다는 것을 작성했다.

한 달을 돌아보며 다음으로 작성해야 할 것은 다음 달의 목표 계획이다.

이 영업본부는 4월부터 더 많은 신규 거래처를 확보하는 것을 중요하게 생각되어 지표가 월 매출 영업이익 신규 거래처 수로 정했다.

계획하기를 보면 지난번과 동일하게 온라인 판매 신규 채널 확보와 프로모션으로 매출 10억을 만들자/신규 거래처 확보하는 것이 있고 새롭게 인플루언서 마케팅을 통해 매출을 증가하겠다는 4월의 목표가 담겨 있다.

핵심 아이디어는 각 목표를 달성하기 위한 전략적인 요소라고 보시면 된다.

‘온라인 판매의 신규 채널 확보와 프로모션으로 매출 10억을 만들기’를 달성하기 위해 지난번 진행했었던 네이버 TV 라이브 방송을 진행하는 것과 카카오 라이브 방송으로 진행해 보자는 것이 이에 필요한 프로모션을 진행하는 것이다. 

이 기업 같은 경우 창립 기념 프로모션을 진행해 주문을 늘리고 매출을 확보하고자 하는 아이디어를 가지고 있다.

사장님들의 마음도 얻고 신규 거래처도 확보하자는 목표를 달성하기 위해 지난달 피드백을 기반으로 사장님들의 커뮤니티를 확보하고 관계를 쌓아가는 것이 중요하다는 것을 인지해 지역별 커뮤니티를 조사해 거래처를 확보하고자 하는 아이디어를 가지고 있고 배민 아카데미와 같은 온라인 세미나를 진행하고자 하는 아이디어도 가지고 있다.

인플루언서 마케팅을 활용한 매출 증대 목표를 달성하기 위해 특별히 유튜브 채널을 활용하고자 하는 아이디어를 가지고 있다.

월간 미팅을 더 생간적으로 보내는 팁을 공유하자면 각자 작성한 돌아보기와 계획하기는 가급적이면 미팅 전에 사전에 미리 공유해서 이 미팅 시간이 정말로 공유하는 데 많은 시간들이 낭비되지 않도록 하는 것이다.

컨설팅했던 기업들 중에서는 소통을 잘하기 위해 내용을 보고 아이디어나 피드백을 포스트잇에 작성해 전달하기도 한다.

월간미팅이 생산적으로 진행되기 위해선 피드백 중심으로 진행되어야 한다는 점. 즉, 구성원들의 피드백 역량이 정말 중요하다.

한편, 월간회의에 대한 더 자세한 내용은https://bit.ly/3CAX19m에서 확인 가능하다.