직장인을 위한 성공적인 시간관리·우선순위 TIP, 월간업무리스트!

하루 24시간. 모두에게 공평하게 주어진 시간 속 일잘러(일을 잘하는 사람)들은 갑작스럽게 맡겨진 일에도 잘 대체하고 시간을 효율적이게 활용한다.

반면, 시간관리를 못하는 직원들은 열심히 일했는데 눈 깜빡하는 사이에 벌써 하루의 반나절이 지나가버린다.

과연, 차이점이 뭘까? 그 차이점은 바로 우선순위 관리에 있다.

직장인이라면 월간, 주간, 일일 단위로 To do list를 적고 우선순위도를 매겨 그에 따라 일을 진행하게 된다.

하지만 중요하고 긴급한 일들이 한 두개씩 동시다발적으로 오게 되면 겉잡을 수 없이 늘어나고 모든 것들이 다 우선순위 선상에 올라가게 된다. 이렇게 되면 일을 쳐내는데 급급해지고 결국 시간이 없어 늘 허덕이는 매일에 지치게 된다.

이럴 때 중요한 것이 바로 앞서 언급한 ‘우선순위 관리’이다. 뭐부터 한다는 선후관계를 정리하는 것이 아니라 제대로 된 ‘우선순위 관리’를 해야된다.

일을 주는 리더들은 어느정도 일을 고려하고 일을 맡기게 된다. 일을 진행하다보면 진도가 못 나가는 일들도 분명히 발생한다. 이때 그냥 급한 일만 쳐내지 말고 월간업무리스트로 지혜롭고 똑부러진 우선순위 관리를 해야 된다.

월간업무리스트는 월간용으로 사용하는 업무 리스트이다. 양식을 보면 순서, 발주일, 업무, 업무특성과 상태, 마감일, 중요도, 비고로 구성되어 있는데 이 내용은 보통 많이 쓰는 항목들 위주로 적어 놓은 것이다.

하나씩 살펴보면 순서는 일이 진행되는 순으로 작성하고, 업무는 진행하는 업무명을 작성한다. 업무별로 보면 ‘일회성, 주 단위/월 단위의 루틴하게 진행되는 것’들이 있다. 업무특성에 맞게 일회성인지 루틴하게 진행되는 것인지 작성하면 된다.

상태를 보면 총 5가지 ‘대기-착수-진행-완료-보류’의 진행단계로 표현되어 있다. 이건 현재 업무의 상태에 맞게 표시해주면 된다.

현재 진행 중인 업무면 진행단계에 아직 대기 중인 업무면 대기단계에 완료되었다면 완료에 체크를 표시하면 된다.

그리고 마감일을 작성하고 중요도 표시에 중요도가 높다면 별 5개, 그것보다 아래면 별 3~4개를 표시해 업무의 중요도에 맞게 표현하면 된다.

비고는 업무에 대한 진척사항을 간단하게 작성해주는 란이다. 현재 어디까지 진행됐는지 알 수 있도록 작성하면 된다.

월간업무리스트에 해야되는 업무들을 쭉 나열하고, 진행상태, 마감일, 중요도까지 체크하다보면 이번 달 지금 내가 우선순위에 따라 일의 진척도를 가시화해서 볼 수 있고, 펜딩되어 있는 업무들이 한 눈에 보이니까 그에 맞게 우선순위를 조정할 수 있다.

리더분들과 소통할 때 구두로 소통하지 말고 월간업무리스트를 활용해 소통하면 훨씬 더 효과적이다.

리더 입장에서는 직원들 업무 진척상태가 한눈에 보여 중요한 일인데 진도가 나가지 않은 것들을 우선순위로 올려줄 수도 있고 지금 중요하지 않은데 우선순위에 있다면 조정해줌으로써 중요한 목표에 맞게 우선순위 관리를 합의해서 일을 조정할 수 있다.

필요하면 한 달에 한번씩 만나 일에 대한 체크를 해도 좋다.

특히, 신입사원들의 경우 아직 우선순위 관리의 일근육이 없을 때 월간업무리스트를 통해 일에 대한 우선순위에 집중하고 성과를 낼 수 있도록 훈련을 할 수 있다.

월간업무리스트를 사용한지 3개월 후 우선순위 관리의 근육이 붙어 있을 것이다.

일에 대한 성과는 제대로 된 우선순위 관리에서 부터 시작된다.

중요한 목표에 집중하고, 열심히 일한 만큼 성과를 내기 위한 일잘러들의 우선순위 관리 방법인 월간업무리스트를 잘 활용해 지혜롭게 성과내고 성장하는 일잘러가 되길 바란다.

한편, 월간업무리스트 양식 포함 더 자세한 내용 및 구체적인 설명은https://bit.ly/3qpUPvu에서 확인할 수 있다.

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