최근 몇 년 사이 기업이 일하는 방식은 급변했다.

온라인 미팅과 재택근무가 많아졌다. 이전에는 한 곳에 모여서 진행하던 워크숍을 온라인으로 열기도 한다.

재택근무를 가능하게 하는 기술과 장비가 많이 개발되었다. 온라인 화상 미팅 프로그램, 캘린더 공유 프로그램, 화상 회의를 가능하게 하는 카메라나 음향기기도 이전보다 더욱 고도화되었다.

우리가 일하는 방식, 일하면서 지켜야 할 것들도 많이 바뀌었다.

하지만 기업마다 그라운드 룰 혹은 일하는 방식 변화 정도에는 차이가 있다.

가인지캠퍼스에서 만든 '재택근무 7가지 체크리스트'를 활용하면 개인의 재택근무를 효율적으로 관리할 수 있다. 재택근무 외에도 다양한 환경에서 활용 가능하다.

'재택근무 체크리스트'에는 점수와 실천표가 있다. 일주일 동안 내가 잘 지켰는지, 점수는 얼마나 줄 수 있는지 적어보며 자기 자신을 관리하는 도구로 사용할 수 있다.​

1. 업무 목표를 먼저 공유하라

내가 목표를 세우지 않으면 다른 사람이 나의 목표를 세워주고 관리하게 된다. 개인의 주도성이 굉장히 떨어진다. 재택근무를 할 경우 이런 현상이 더욱 심화된다.

스스로 목표를 관리하는 차원에서 나의 목표를 다른 사람들에게 공유해줘야 한다. 예를 들어, "오늘 A기업에는 컨설팅 제안서를 보내고 B기업에는 컨설팅 리뷰를 작성해서 공유하는 것까지가 저의 목표입니다" 라고 먼저 이야기 하는 것이다.

업무 목표를 먼저 공유하지 않는다면 "김 대리님, 이 일 언제까지 해주실 거예요" 와 같은 이야기들을 듣게 된다.

2. 업무 공간을 구별하라

재택근무를 하던 직원들은 "예전에는 사무실에서 나오게 되면 일을 머리에서 놓을 수 있었는데 지금은 어디까지가 일의 끝인지 모르겠습니다"라는 어려움을 호소한다.

계속 집에서 일을 하다 보니까 집 이곳저곳에서 일하게 된다. 집에서 회사 일도 하고 가정 일도 한다. 자꾸 다른 것들이 보인다.

재택근무를 할 때는 일을 할 수 있는 환경을 마련해 놓아야 한다. 침실에서 잠을 자고 거실에 나와서 가족들하고 이야기를 하는 것처럼 말이다. 환경을 통해 내가 일을 하는 스위치를 켜고 끄는 것이다.

3. 집중 업무 시간을 공유하라

재택근무의 가장 큰 어려움은 다른 사람들이 무엇을 하는지를 모른다는 점이다.

같은 공간에 있다면 상대방이 무엇을 하고 있는지 어깨 너머로 볼 수 있었다. 재택근무를 할 때는 상대방이 무엇을 하고 있는지 바로 확인할 수 없다. 오해가 생길 수 있다.

나는 열심히 집중해서 일을 하느라 메시지를 확인하지 못했는데, 다른 사람은 내가 일을 하다가 확인을 하지 못한 것인지 아니면 어디서 잠들어서 확인을 못한 것인지 알 길이 없다. 자꾸 확인하고 전화하게 되면서 서로 스트레스를 받는다.​

재택근무 시에는 자신의 시간을 공유하는 것이 굉장히 중요하다.

'내가 이 시간에는 이러한 일들을 하고 있을 거다. 집중하고 있으니까 가능한 연락은 이 시간을 피해달라' 라는 메시지를 미리 보내야 한다.​

'가인지컨설팅그룹'은 '구글 캘린더'를 활용해 자신의 모든 일정을 투명하게 오픈한다.

만약 A 직원이 무엇을 하고 있는지 궁금하다면 A 직원의 구글 캘린더를 본다. '아, 지금 A씨는 영상을 촬영하고 있겠구나' 라고 알 수 있다.

4. 화상 회의는 5분 전 입장으로 해결하라

재택근무 활성화로 인해 화상회의가 굉장히 많아졌다. 학교, 교회와 같은 외부 모임도 화상 회의로 진행하는 걸 많이 볼 수 있다.

화상 회의할 때 1가지 노하우는 '화상회의 입장을 미리 해놓는 것'이다. 그러면 회의를 준비하는 사람은 마음이 편해진다. '이 친구가 지금 회의를 참석하겠구나, 잊지 않고 있구나' 라고 생각한다.

5분 동안 반드시 자리에 있을 필요는 없다. 입장을 해 놓은 후 잠깐 물을 마시러 가거나 다른 일들을 해도 된다.

요지는 '내가 이 회의를 기억하고 있고 이미 참여할 준비를 해놓았습니다' 라는 메시지를 계속해서 보내는 것이다.

이렇게 하지 않는다면, 회의 2분 전 핸드폰이 울린다. '회의 기억하고 계시죠? 지금 들어오실 수 있습니까?' 이런 질문을 받게 된다.

5. 업무 협조 요청을 먼저 하라

내가 지금 무슨 일을 하고 있는지, 내가 하는 일이 어려운 일인지, 도움이 필요한 일인지 다른 사람들은 잘 모르는 경우가 있다.

재택근무는 그 정도가 더 하다. 회사라면 돌아다니면서 마주칠 때 물어볼 수 있지만 재택근무를 할 때는 그마저도 어렵다.

내가 도움이 필요할 때는 내가 먼저 요청을 해야 한다.

6. 우리 팀 재택근무 그라운드 룰로 방어하라

사람마다 일하는 방식이 다 다르다. 그러다보니 상사의 지시,  급하게 치고 들어오는 일들, 여러 가지 문제들이 생길 수 있다.

이럴 때는 '피곤하다', '힘들다' 라고 하소연만 하지 말고 우리 팀의 '그라운드 룰'을 정하라.

'아침에 자리에 위치했을 때 목표를 공유하면서 시작하자', '9시에 팀 화상회의를 하면서 팀 내 개인들의 과업들을 먼저 정리를 하고 그 안에서 소통을 한 이후에 과업을 시작하자'와 같은 그라운드룰을 미리 만들어서 서로가 함께 일하는 방식을 만들어가라.

그라운드룰은 재택근무가 아닌 다른 환경에서도 만들어서 적용해보면 도움이 된다.

7. 자기 개발 시간을 투자하라

재택근무 기간은 어쩌면 불편한 시간일 수도 있지만 개인의 자기 개발의 기회이기도 하다. 출퇴근을 하느라 하루에 약 2시간 정도 차에서 보내야 했던 시간을 아낄 수 있기 때문이다.

이 시간을 활용해 그동안 필요했던 책을 읽거나 강의를 들으며 자기 개발의 기회로 삼아라.

그러면 개인은 더 빠르게 성장할 수 있다. 회사에서의 성과도 높일 수 있다. 또 개인의 비전을 더욱 빠르게 달성할 수 있다.

'조하리의 창(Johari's Windows)'이란 인간의 의식 세계를 4개로 나눈 관계 도표다. 세로축은 ‘타인 인식’, 가로축은 ‘자기 인식’이다.

첫 번째 창은 너도 알고 나도 아는 ‘열린 영역(open area)’이다. 두 번째 창은 너는 아는데 나만 모르는 ‘맹목 영역(blind area)’이다. 세 번째 창은 너는 모르고 나만 아는 ‘숨겨진 영역(hidden area)', 네 번째 창은 너도 모르고 나도 모르는 ‘미지 영역(unknown area)’이다.

'열린 영역'이 많아질수록 인간관계가 원만하다. 무언가를 숨기기 위해 긴장하거나, 자신이 무엇을 원하는지 몰라 다른 사람의 눈치를 보는 일이 적기 때문이다.

반면 나머지 3개의 영역이 차지하는 비중이 클수록 대인 관계에서 갈등을 초래할 경향성이 높아진다.

재택근무를 하지 않을 때는 대부분의 일이 나와 남이 알고 있는 것들이었다. 재택근무를 하게 되면서 나는 아는데 남이 모르는 일, 나는 모르고 있는데 남들은 알고 있는 일이 많아졌다.

팀장∙리더들은 계속 연락을 해서 팀원들이 무엇을 하고 있는지 확인을 하려고 한다.

이 상황에서 우리가 해야 할 것은 '내가 알고 남이 모르는 것을 계속해서 알려주는 것', 즉 '자기 노출'이다. 

'재택근무 체크리스트' 속 내용들은 곧 '자기 노출을 잘 하는 방법'이다. '나 이런 거 필요합니다, 도와주세요' 라는 협조 요청이 '자기 노출'이다. '나는 이 시간에 이런 업무를 하고 있을 것입니다' 라고 나의 업무 시간과 나의 목표를 공유하는 것 또한 '자기 노출'이다.

​재택근무는 앞으로도 더욱 활성화될 것이다.

'재택근무 체크리스트'를 통해 서로 지금의 나의 상태, 나의 위치, 내가 하는 과업 등을 계속해서 노출해준다면, 조금 더 안정된 상태에서 우리 팀의 목표를 함께 달성해 나갈 수 있다.

'재택근무 체크리스트' 양식과 자세한 내용은 (https://bit.ly/3MLHUNQ)에서 확인 가능하다.