원격 소통 증가로 인식해야... 구글 캘린더로 온보딩 시간 공유해
카톡→업무용 메신저로 전환, 기업용 화상 미팅 프로그램 활용은 온보딩 시간 분리에 효율
'소통 그라운드룰' 세우자 대면 소통 생략 가능해져
원격 근무의 장점은 '자율'. 온라인 세미나∙북클럽 등 자기계발 기회 제공에 집중

지난 15일 정부는 거리두기 개편 방안을 발표했다. 4단계 지역에서는 식당∙카페 영업시간이 22시까지 제한되었으나 이를 24시까지 완화했다.

사적모임 역시 시간 구분 없이 8인까지 가능해지면서 ‘위드코로나’(With Corona)를 준비중인 모습을 보였다. 한편 재택근무와 화상회의 등이 익숙해진 직장인 10명 중 8명(87.3%)은 코로나가 끝나도 ‘재택 근무 유지’를 희망했다.

잡코리아는 재택근무 직장인 840명을 대상으로 ‘재택근무 만족도’ 설문조사를 실시했다. 88.2%가 재택근무에 ‘만족’했으며 그 이유로 ‘출퇴근 시간 절약’(69.1%)이 가장 높았다. 그 외에는 ‘출퇴근 시간 대중 교통 이용 스트레스가 없어서(42%), ‘자유롭게 시간 활용이 가능해서(36.3%)’, ‘편안한 복장 근무가 가능해서’(33.3%)등이 있었다.

이에 가인지컨설팅그룹 김경민대표는 유튜브 채널 가인지TV를 통해 재택근무 10계명을 소개하며 성과내는 원격근무 방법을 소개했다. 아래는 영상 내용이다.

원격 소통 증가로 인식해야... 구글 캘린더로 온보딩 시간 공유해

① 재택이 아닌 원격으로의 인식. 집에 있는게 아니라 떨어져 있다는 개념으로 접근하는 것이 중요하다. 회사에서 일할 때도 만나서 이야기할 것, 파일로 주고 받을 것, 정확하게 텍스트로 지시할 것들이 따로 있었다. 재택을 새로운 일하는 방식의 변화라고 인식하지 않고 ‘원격 근무∙ 원격 소통이 증가하는 것’으로 접근해야 한다.

② 온보딩 시간을 명확히. 출퇴근, 회의시간, 업무집중시간, 휴식시간을 명확하게 해 상태 메세지 혹은 캘린더 공유 방식을 통해 자신의 하루 온보딩 시간을 표현하게 해라.

③ 일정 공유 도구 적극적으로 활용. 가인지컨설팅그룹의 경우 구글캘린더로 전직원의 일정을 공유하는 방식을 도입했다. 구글캘린더를 보면 그날 그 사람이 하고 있는 온보딩, 주요 과업, 텍스트, 누구를 만나는지 등이 공유가 된다. 이 외에도 네이버, 사내 인트라넷에서 업무 활용의 스케줄표를 이용할 수 있다.

카톡→업무용 메신저로 전환, 기업용 화상 미팅 프로그램 활용은 온보딩 시간 분리에 효율

④ 업무용 메신저를 활용. 카카오톡은 프라이버시가 강한 메신저다. 특히 고객과 소통할 때 주로 사용된다. 잔디, 플로우, 슬랙 등 업무용 메신저 중 사내 환경에 적합한 것을 찾아 활용하는 것이 도움이 된다. 가인지컨설팅그룹은 잔디를 이용 중이며 바꾼 후 소통 방식이 원활해졌다.

⑤ 컨퍼런스 화상 미팅을 활용. 화상 미팅 진행 시 복장과 뒷배경 등을 어느정도 갖춰야 한다. 카페나 집 혹은 다른 공간에서든 주기적인 시간 약속을 잡아 1:1 혹은 그룹콜을 한다. 줌 외에도 행아웃, 스카이프, 네이버 웨일온 등을 시도하며 맞는 어플리케이션을 선택해 이용한다.

'소통 그라운드룰' 세우자 대면 소통 생략 가능해져

⑥ 메세지-디브리팅 원칙 준수. 텍스트 소통이 빈번해진다. 대면으로 이야기할 때 전달되는 맥락과 표정들이 문자에 담겨있지 않다. 텍스트 소통에서 주로 저지르는 실수는 메세지가 명확하지 않다는 점이다. 메세시지-디브리핑 원칙을 준수해 메세지가 명확하고, 메세지를 받은 사람은 디브리핑을 통해 정확하게 전달됐는지를 확인하면 원활한 소통을 할 수 있다. 가인지컨설팅그룹 초기에 잦았던 실수가 이 원칙으로 대면 소통이 생략되어졌다.

⑦ 소통의 그라운드룰을 세운다. 밤 10시 혹은 아침 6시에 소통하는 경우를 방지하기 위해 소통의 온보딩 시간을 정한다. 개인톡으로 할 일과 단체톡으로 할 일을 구별하는 룰을 세울 수도 있다. 또, 상대방이 겪은 일에 대해 응원, 격려, 축하 등의 반응 보이기 등이 룰로 세워질 수 있다. 지나친 소통은 되려 업무에 방해가 된다. 그라운드룰을 세워 지나친 소통도 잠수타는 일도 없을 수 있도록 균형을 맞추는 게 중요하다.

⑧ 대시보드 강화. OKR을 하는 회사라면 OKR 보드가, KPI를 하는 회사라면 KPI 보드가 있어야 한다. 업무 펜딩리스트를 관리하는 회사, 예를 들어 디자이너라면 오늘 할 펜딩, 개발자라면 이번 주의 펜딩 등을 노출시켜 어떻게 관리되는지를 팀장과 리더들이 볼 수 있게끔 대시보드를 강화할 필요가 있다. 인트라넷이 있는 회사라면 업무 게시판을 활용할 수 있고 없다면 네이버 카페를 활용할 수 있다.

원격 근무의 장점은 '자율'. 온라인 세미나∙북클럽 등 자기계발 기회 제공에 집중

⑨ 온라인 학습의 기회를 강화. 독서, 북클럽, 유튜브 추천 영상, 세미나, 온라인 강의 등의 링크를 서로 공유해 온라인 학습의 기회를 강화한다.

⑩ 자율과 책임 기반의 소통. 원격 근무라고 하는 것은 자율과 책임 속에서 일어난다. 사람들의 창의적인 것은 통제와 감시로 할 수가 없다. 조직 내에서 자율과 책임 속에서 신뢰가 올라온다. 그렇기 때문에 신입사원은 팀장과 수시 소통을 하고 담당급 직원은 일일 업무를 관리하는 방식으로 하루에 한 두번 정도만 책임을 주고 체크하는 형태로 갈 수 있다. 팀장급 이상일 경우 팀장이 먼저 보고하거나 일주일에 한 두번 정도만 사전 미팅을 잡은 후 체크하는 방식으로 간다. 원격 근무라고 해서 수시로 점검하고 물어본다면 직원 입장에서는 스트레스만 증가하고 업무 효율은 증가하지 않는다.

원격근무 10계명을 소개한 가인지컨설팅그룹 김경민 대표는 “이번 일을 계기로 온라인 소통의 규정을 정해 디지털 전환도 성공하고  일하는 방식도 업그레이드 하는 계기로 삼기를 바란다.”고 전했다.