“상대‧상황 관계없이 ‘주장‧근거 피라미드’를 확고하게 ‘나는 이렇게 생각한다’로 쌓아 올려라”

“이해하기 어려운 말은 누구에게나 스트레스를 유발시킵니다. 쓸데없는 말을 생략하고 핵심만 짧게 전달했다면 그 제안이 통과되었을지도 모릅니다. 짧게 보고했다면 상사의 이해도가 빨라져 당신을 더 신뢰했을지도 모릅니다. 짧고 적절한 말로 좋은 인상을 남겼다면 어렵게 만난 최고경영자에게 인정받아 천재일우의 기회를 잡았을지도 모릅니다. 핵심을 짧게 전달하는 기술이 이렇게 중요한데 우리는 자꾸만 실패를 거듭하고 있습니다.”

일본의 차세대 기업 리더를 양성하는 멘토이자 소프트뱅크 그룹 에반젤리스트(한 분야의 지식과 역량을 갖추어, 해당 산업의 가치를 전달할 수 있는 사람)인 이토 요이치는 그의 2018년 저서인 ‘1분 전달력’을 집필하게 된 배경을 위와같이 설명하며 “당장 활용이 가능한 전달력의 ‘핵심’을 ‘전달’해야 겠다는 생각이 들었다”고 책에서 밝히고 있다.

책은 직장인의 숙명인 회의, 보고, 프레젠테이션 모두 ‘결론 -->근거-->예를 들면’ 이라는 3단 피라미드를 얼마나 빨리, 탄탄하게 만들 수 있느냐로 해결할 수 있다고 주장한다. 첫 번째 단은 결론, 두 번째 단에서 근거를 제시하고, 세 번째 단에서 실제 사례를 제시하면 된다는 것. 저자는 “두 번째 단의 근거는 세 가지 정도가 적합하다”며 “세 번째 단은 하나 또는 둘이 좋다. 너무 많으면 내용이 헷갈린다”고 구체적으로 제시한다. 저자는 발표시 예상치 못할 질문에 대해서도 위 패턴을 만든 뒤 그 패턴에 따라 사고를 진행시키면 된다며 “빨리 대답하려 하지 말고 상사의 질문을 3개의 패턴으로 확인하라”고 조언한다.

전할 내용의 결론?근거 한 묶음으로 준비하면 설득력 강해져…“내용 ‘포장’하는 대단히 중요한 한마디, ‘초일언(超一言)’을 준비하라”

“‘A 씨가 좋다고 했다, 매출이 오르고 있다’는 등의 사례나 데이터를 아무리 열거해도 상대는 거기서 무엇을 읽어 내야 할지 알 길이 없습니다. 그러다 보니 “그래서?”라고 되물을 수밖에 없습니다. 거꾸로 말하자면, 피라미드만 제대로 구축하면 이야기가 쓸데없이 길어지거나 전달력이 떨어지는 일이 생기지 않습니다. “이것이 결론입니다.” “그 이유는 A, B, C입니다.” “알았어. 오케이.” 이거면 다 해결됩니다. 무엇이든 ‘1분 안에 말하기’가 가능한 이유가 여기 있습니다. 우선 전할 내용의 골조, 즉 결론과 근거를 한 묶음으로 준비합니다. 그러면 설득력이 의외로 강해집니다.“

책은 이와 같이 피라미드 구조의 필요성을 제시하며 이를 통해 스토리를 논리적으로 사고하라고 설명한다. 이를 위해서는 평소에 내용을 이 피라미드 틀 안에 넣어 논리적으로 사고하는 습관을 들이는 것이 좋다. 피라미드를 제대로 구축했다면 이제 그것을 그대로 듣는 사람들에게 전달하면 된다. ‘제 주장은 이렇습니다. 이유는 세 가지인데 첫째는 이것, 둘째는 이것, 셋째는 이것 입니다’라는 식으로 전달하면 된다. 저자는 “그러나 피라미드 구조대로 전달하면 상대도 듣는 태도가 달라진다”며 “강연에서 “이유는 세 가지입니다”라며 손가락 세 개를 세워서 보여주는 순간, 모두가 손을 움직여 필기를 시작하는 것을 볼 수 있다“고 예시를 든다.

“내가 전하고 싶은 것을 하나의 키워드로 표현하면 됩니다. 그 키워드로 자신이 전하고 싶은 내용을 감싸 안아 ‘포장’하는 것입니다. 저는 이것을 ‘대단히 중요한 한마디’라는 뜻으로, ‘초일언(超一言)’이라 부릅니다.”

저자는 이처럼 ‘초일언’의 중요성을 강조하면서 2011년, 손정의 회장의 후계자를 발굴하고 육성할 목적으로 설립된 소프트뱅크 아카데미아에서 자신이 손 회장에게 처음으로 전자상거래 전략을 제안하는 프리젠테이션을 한 예를 들었다. 지금 전자상거래는 ‘익일 배송’ 또는 ‘당일 배송’ 등으로 납기가 점점 단축되는 추세지만, 사실은 당일이나 익일에 받지 않아도 되는 상품이 많았다. 그렇다고 배송 시점을 ‘일주일쯤 후’ 또는 ‘10일쯤 후’로 모호하게 설정하면 주문이 늘어나지 않을 것이라 생각한 저자는 “‘○월 ○일에 배송’이라는 식으로 배송 일자를 명쾌하게 설정한다면 주문이 늘어날 것”이라는 내용을 제안했다.

“그때 저는 그 내용을 축약하여 “정확히 도착한다는 의미에서 ‘키치리쿠룬’(키치리’는 ‘정확히’, ‘쿠루’는 ‘오다’라는 뜻) 모델입니다”라고 말했습니다. 그랬더니 손 회장은 발표가 다 끝난 후에 저에게 “자네의 키치리쿠룬, 좋았어”라고 말해 주었습니다. 제 뒤에 발표자가 15명쯤 있었는데도 제 말을 기억해 준 것입니다. 반쯤 웃기려고 붙인 이름이었는데, 그때 사람들이 키워드를 잘 기억한다는 사실을 깨달았습니다. 그후 저는 모든 프레젠테이션에 ‘초일언’을 넣고 있습니다.“

300번 연습으로 1분 전달 완성한 저자…“상대 움직이기 위해 시간과 노력을 아끼지 말고, 의견 부딪칠 때는 자신의 피라미드 탄탄히 구축하는 것이 먼저”

저자는 소프트뱅크 아카데미아에서 손정의 회장에게 ‘키치리쿠룬’ 프레젠테이션을 할 때 연습을 300번이나 했다고 한다. 단순히 같은 자료를 읽으며 외웠던 것은 아니라 열 번에 한 번쯤 녹음을 해서 들으며 ‘여긴 이해가 잘 안 되네’, ‘여기서는 논리가 비약 되는구나’라고 반성하면서 자료를 조금씩 고쳐 나가며 전달력을 강화했다. 저자는 “상대를 움직이기 위해 할 수 있는 일을 다 하고 시간과 노력을 아끼지 말자’며 “전달하고 움직이게 만들려면 내용은 1분이 기본이다. 그러나 그 준비에는 방대한 시간이 들 수 있다”고 전한다.

“상사는 부하보다 일상적인 업무가 적으므로 생각할 시간은 더 많습니다. 그러나 담당하는 범위가 넓어서 세세한 부분까지 신경을 쓰지는 못합니다. 즉, 주장과 근거의 피라미드로 말하자면 ‘1단의 주장은 강하고 2단의 근거는 탄탄하지만 3단의 구체적인 부분은 잘 모르는’ 사람이 많습니다. 경험이 많아서 판단 기준이 명확하지만 실무를 다루지 않으므로 구체적인 판단 근거는 부족합니다. 이럴 때 상대가 누구이고 상황이 어떻든 관계없이 ‘주장과 근거의 피라미드’를 확고히 구축하는 것이 중요합니다. ‘나는 이렇게 생각한다’는 피라미드를 든든히 쌓아 올려야 합니다. 이것이 없으면 아무 일도 시작할 수 없습니다.”

책은 마지막으로 실제적인 부분에서 상사와 의견이 부딪칠 때는 우선 자신의 피라미드를 탄탄히 구축하는 것이 먼저라고 강조한다. 상사의 피라미드와 자신의 피라미드를 같이 놓고 대화를 나누다 보면 더 나은 피라미드가 만들어질 수 있다는 것이다. 세상이 점점 복잡해지고 전문화되면서 이해하기 어려운 이야기가 많아지는 이 시대에, 우리 기업의 경영자들과 직원들도 복잡한 이야기를 단순하게 정리해 짧게 전달하는 ‘1분 전달러’로 변모해 보자.